FAQ kantoorartikelen

1.Wie kan deelnemen aan het inkoopcollectief kantoorartikelen?   
Elke organisatie, ongeacht omvang, kan deelnemen aan het inkoopcollectief kantoorartikelen. 

 2.Waar kan ik alle voorwaarden en kosten voor deelname vinden?  
Pro Mereor kent geen (verborgen) afspraken met leveranciers. Alle besparingen zijn voor onze deelnemers en kosten voor deelname zijn afhankelijk van zijn separaat opgenomen in de project deelnameovereenkomst. Alle voorwaarden en kosten voor deelname zijn opgenomen in de project deelname overeenkomst, klik hier. 

3.Hoe kan ik deelnemen aan het inkoopcollectief? 
U vult de project deelnameovereenkomst in en stuurt deze rechtsgeldig ondertekend naar kantoorartikelen@pro-mereor.nl. In navolging hiervan inventariseren wij uw gegevens en geven wij deze door aan onze leverancier. Deze zal de aanmelding verwerken en een digitale bestelomgeving inrichten. U kunt zelf afstemmen per welke datum u gaat afnemen bij onze leverancier. 

4.Kan een organisatie tussentijds aanmelden/instappen als deelnemer? 
Nieuwe deelnemers kunnen gedurende het hele jaar instappen bij het collectief. Een uitzondering hierop is de afname van duurzame energie. Een nieuwe deelnemer die duurzame energie wil afnemen kan alleen instappen in de maand januari van een opvolgend kalenderjaar van het dan lopende contract.  

5.Wat is de looptijd van de deelnameovereenkomst? 
De looptijd van de deelnameovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de raamovereenkomst met de leverancier en bedraagt vier (4) jaar. 

6.Wat is de rol van Pro Mereor? 
Pro Mereor is adviseur en behartigt de belangen van de deelnemers van het inkoopcollectief. Pro Mereor is verantwoordelijk voor:  

• Eenmaal per vier jaar uitvoeren van de Europese aanbesteding;  
• Monitoren van overeengekomen prijzen en indexeringen;  
• Contractmanagement van de raamovereenkomst;  
• Periodieke overleggen met de leveranciers;  
• Ondersteuning bij problemen met leveranciers. 

7.Waarom inkoopprijs + opslag = verkoopprijs? 
Wij doen dit voor de transparantie. Kantoorartikelen worden veelal ingekocht tegen een verkoopprijs minus een korting. Volgens Pro Mereor is deze methodiek niet transparant en schuilt hierin het risico dat niet de beste prijs voor het gevraagde artikel wordt aangeboden. Een verkoopprijs mag namelijk door een leverancier zelf worden vastgesteld. Pro Mereor besteedt aan middels de inkoopprijs + opslag = verkoopprijsmethodiek, omdat deze transparant en nagenoeg altijd leidt tot de beste prijs voor het gevraagde artikel. Leveranciers mogen namelijk niet zelf de verkoopprijs bepalen, maar hanteren de inkoopprijs plus een opslag die contractueel is vastgelegd en waarin winst en kosten gedekt zijn. U betaalt dus altijd de inkoopprijs plus een redelijke marge voor de leverancier. 

8.Hoe wordt rekening gehouden met individuele inkoopbehoeften van deelnemers?  
Elke aanbesteding wordt uitgevoerd met een inkoopteam waarin afgevaardigden van deelnemende organisaties vertegenwoordigd zijn. Deze afgevaardigden komen op voor de inkoopbehoeften van hun organisatie. Bij collectieve inkoop doet een deelnemer echter in geringe mate afstand van individuele behoeftes.  

9.Bij het inkoopcollectief wordt uitgegaan van het principe: ‘Collectief waar het kan en individueel waar het moet’.  Concreet houdt dit in dat de inkoopbehoeften zowel in collectief als individueel verband worden verwerkt in de aanbesteding. Dat betekent dat marktpartijen die inschrijven op de aanbesteding, moeten voldoen aan veel minimale eisen terwijl er specifieke wensen open blijven staan die per deelnemer ingericht kunnen worden.  

10.Wat is een raamovereenkomst? 
Dit is de overkoepelende (regelende) overeenkomst die namens alle deelnemers en op basis van de Europese aanbesteding is overeengekomen met de leverancier. 

11.Wie is contactpersoon?  
Iedere deelnemer dient een contactpersoon aan te stellen namens de deelnemende organisatie. De contactpersoon is verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste informatie met betrekking tot de aanbesteding. Gedurende de looptijd van het contract is de contactpersoon het vaste aanspreekpunt voor de leverancier(s) en adviseur.  

12.Wat wordt er van mij als organisatie verwacht? 
Als deelnemer dient u een contactpersoon aan te stellen namens uw organisatie. De contactpersoon is bedoeld voor afstemming met Pro Mereor, de leverancier, en verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste informatie voor de aanbesteding. Daarnaast wordt er verwacht dat zij gedurende de looptijd van de deelname het centrale aanspreekpunt zijn voor uw organisatie.  Voor de operationele zaken kan de contactpersoon mutaties zoals aan- en afmeldingen, inrichten bestelomgeving, wijzigingen en dergelijke doorgeven aan de leveranciers. Dit kan per e-mail of binnen de digitale bestelomgeving. 

13.Hoe kunnen de tarieven voor kantoorartikelen worden vergeleken met de actuele tarieven van de deelnemers aan het collectief? Voor het vergelijken van kantoorartikelen verwijzen wij u naar onze besparingscalculator kantoorartikelen https://www.pro-mereor.nl/contact-inkoopcollectief-kantoorartikelen.    

14.Betaal ik naast de artikelen ook andere kosten? 
Nee, u betaalt alleen kosten voor de levering van de bestelde kantoorartikelen. Alleen voor bestellingen tot € 30,00 geldt een toeslag in de transportkosten van € 7,50. Bestellingen vanaf € 30,00 zijn kosteloos. 

15.Hoe kan ik bestellen? Tijdens de aanbestedingsprocedure stelden de leveranciers een digitale bestelomgeving beschikbaar. Hierin kunt u als deelnemer alle zaken met uw leverancier regelen, maar ook uw bestellingen plaatsen. Daarnaast kunt u mutaties doorgeven, zoals een gewijzigd bankrekeningnummer of een naamswijziging. Mocht u geen toegang (meer) hebben tot uw digitale bestelomgeving, dan kunt u contact opnemen met Lyreco Nederland B.V en uw vaste contactpersoon Patrick Mertens per:  E-mail op patrick.mertens@lyreco.com; Telefoon op 088 6032001 en/of 06 50662908  

16.Wat zijn de voordelen om deel te nemen aan het collectief? 

Doelmatigheid 

• Scherpe inkoopcondities;
• U kunt de afname van kantoorartikelen verduurzamen 
• Eenvoudige administratieve processen. 
• Compleet contractbeheer
• Controle op jaarlijkse prijsindexering
• De overstap van bestaande naar nieuwe leverancier wordt eenvoudig geregeld;  

Rechtmatigheid 

• Europese openbare aanbesteding; 
• U kan deelnemen in het inkoopteam; 
• Deelnemer ontvangt een projectdossier van de aanbesteding (op verzoek). 

Transparante informatie 

• Géén verborgen kosten en kickbackfee’s voor tussenpersonen; 
• Alle inkoopvoordelen komen ten gunste van de deelnemers; 
• Géén duur lidmaatschap van koepelorganisaties vereist. 

Een bijkomend voordeel voor deelnemers aan het collectief, is dat zij 10% korting krijgen op het uurtarief van de inkoopadviseur wanneer zij gebruik maken van de overige dienstverlening van Pro Mereor.