Onderhands aanbesteden
Opdrachten onder de Europese drempelwaarde zijn uitgesloten van de werkingssfeer van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Dat wil niet zeggen dat u naar eigen inzicht kunt inkopen. Welke regels u moet toepassen, wordt in belangrijke mate bepaald door de geraamde waarde van de opdracht. Enkele feiten en tips om onderhands aanbesteden succesvol toe te passen binnen uw organisatie.
De te volgen aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de opdrachtwaarde van de opdracht. De indicatieve drempelbedragen zijn weergegeven in de ‘Gids Proportionaliteit 2013’. Als aanbestedende dienst heeft u drie manieren van onderhands aanbesteden tot uw beschikking, te weten:
Enkelvoudig onderhands
Bij deze procedure wordt de opdracht rechtstreeks aan één leverancier gegund die op basis van een offerteverzoek een aanbieding heeft ingediend. Deze procedure wordt ook wel genoemd de ‘gunning uit de hand’. Het voordeel van deze procedure is dat een aanbestedende dienst zich zonder bezwaar kan wenden tot een leverancier naar keuze. De aanbestedende dienst hoeft er bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding uiteindelijk alleen maar voor te zorgen dat er overeenstemming komt over de opdracht, uitvoering daarvan en eventueel daaraan verbonden voorwaarden en tarieven.
Meervoudig onderhands
De meervoudig onderhandse procedure zonder voorafgaande bekendmaking. Hiervoor wordt een beperkt aantal van ten minste twee ondernemers tot inschrijving uitgenodigd door de aanbestedende dienst. Bij voorkeur zijn dit drie tot vijf partijen. Dit brengt met zich mee dat er nog steeds sprake is van beperkte concurrentie, maar in ieder geval meer concurrentie dan bij de enkelvoudige onderhandse procedure. De onderhandse procedure kan sneller worden doorlopen dan de openbare aanbesteding. Een openbare aanbesteding vraagt veel tijd, administratieve en juridische begeleiding. Een voordeel hierbij is dat u als aanbestedende dienst alleen geschikte kandidaten uitnodigt. Nadeel is dat het concurrentie-element kleiner is. De aanbestedende dienst dient een keuze te maken welke partij(en) worden uitgenodigd. Het gevaar van willekeur ligt op de loer. Financieel doelmatige aspecten worden dan vaak minder belangrijk geacht.
Nationaal
De nationale aanbesteding is in wezen een variant van de Europese aanbesteding met een nationaal karakter. Alle geïnteresseerde dienstverleners dan wel leveranciers kunnen inschrijven. Het is toegestaan om kortere termijnen te hanteren dan de voorgeschreven wettelijke termijnen bij een Europese aanbesteding. Het is hierbij wel verstandig je af te vragen of het inkorten van termijnen verstandig is en deze geen afbreuk doen aan de kwaliteit van een aanbesteding. Bij een nationale procedure kan aan de passende mate van openbaarheid worden voldaan als deze vooraf wordt aangekondigd of gepubliceerd op TenderNed.