“Inkoop bij onderwijsorganisaties nog onvoldoende op de kaart”
“Onderwijsstichtingen hebben inkoop en aanbesteden nog onvoldoende op de kaart staan”, stelt Jos Plattel, directeur van inkoopkenniscentrum Pro Mereor. “Dat heeft alles te maken met de mate van professionaliteit, schaalgrootte en beschikbare budgetten die nodig zijn om een goede inkoopfunctie op te zetten.”
Hoewel de onderwijssector een grote verscheidenheid kent als het gaat om grootte en budgetten (van minder dan 10 miljoen tot soms honderden miljoenen euro’s) gaat het toch vaak om grote uitgaven. Het betreft grofweg een spend van 20 procent van de totale uitgaven van het onderwijs.
Groeiende focus op inkoop
De laatste jaren is er steeds meer focus op aanbesteden binnen deze onderwijsstichtingen. Dat heeft te maken met een wijziging in het onderwijsprotocol, waarin opgenomen is dat de accountant gaat controleren op het navolgen van de Aanbestedingswet. “Dat betekent dat het bestuur met regelmaat op de vingers getikt wordt, met als reactie dat de bestuurders in beweging komen. Desondanks kunnen er nog grote stappen gezet worden op het gebied van besparingen en professionalisering in de organisatie.
Inkoop inbedden in de organisatie
Onderwijsorganisaties kunnen vooral een slag maken op het gebied van professionaliteit binnen de eigen organisatie. “De inkoopfunctie moet binnen de organisatie goed ingebed zijn. Vaak wordt er geleund op externe organisaties, zoals adviesbureaus. Er is verder vaak weinig op orde; bijvoorbeeld het ontbreken van een inkoop en aanbestedingsbeleid en inkoopvoorwaarden. Hier speelt ook een ander probleem, namelijk het tekort aan inkopers in Nederland. Het inkoopvakgebied maakt een enorme vlucht door en de vraag naar goede inkoopprofessionals blijft stijgen. In het onderwijs is echter te weinig budget beschikbaar om goede inkopers binnen te halen.”
Macht van boekenleveranciers
Terwijl een goed georganiseerde inkooporganisatie ook weer besparingen op kan leveren. “In het onderwijs ontstaan op verschillende segmenten een ongezonde situatie met leveranciers. Bekend is het gegroeide soort monopolie binnen het boekensegment in de VO sector. Er is slechts een beperkt aantal leveranciers in die markt. En als het aantal leveranciers afneemt, schieten de prijzen omhoog en heeft de inkoper het nakijken.”
Inkoopcollectieven
Om toch een vuist te maken tegen deze leveranciers, adviseert Plattel stichtingen om zich aan te sluiten bij inkoopcollectieven of samen te werken analoog aan de kleinere gemeentes. Door de krachten te bundelen kunnen er interessante tarieven en gunstige voorwaarden bedongen worden. “Naast onze adviezen op het gebied van inkopen en aanbesteden organiseren wij inkoopcollectieven voor het onderwijs, waarbij we met duizend scholen tegelijk inkopen. Denk hierbij aan elektriciteit, gas, kantoorartikelen en papier. Dit is voordelig en de onderwijsorganisaties hebben er geen omkijken meer naar, omdat wij het contract monitoren en de organisaties elk kwartaal op de hoogte stellen van de ontwikkelingen.”
Door Nancy van Bemmel, Aanbestedingscafe
Pro Mereor is gold partner van AanbestedingsCafe.nl