“Onderwijsinstellingen kunnen op gebied van inkoop en aanbesteden veel verbeteren,” stelt Jos Plattel, directeur van inkoopkenniscentrum Pro Mereor. “Dat heeft te maken met de mate van professionaliteit en schaalgrootte die nodig zijn om een goede inkoopfunctie te organiseren” Binnen het onderwijs zijn grote verschillen in inkoopbudgetten (ongeveer 20% van de totale uitgaven); deze variëren van minder dan 10 miljoen tot soms honderden miljoenen euro’s en loont het dus de moeite om er aandacht aan te besteden.
Rechtmatigheid
De onderwijsaccountants hebben als onderdeel van een breder pakket van controleactiviteiten de specifieke opdracht meegekregen (zoals opgesteld in jaarlijkse onderwijsaccountantsprotocol) om de rechtmatigheid van de uitgaven en de naleving van de vigerende aanbestedingswetgeving te toetsen. Wanneer tekortkomingen worden geconstateerd, wordt hiervan melding gemaakt in de managementletter. De mate van de tekortkoming en de frequentie bepaalt of de accountant zich onthoudt van een goedkeurende verklaring.
Professionaliteit
De inkoopfunctie van onderwijsinstellingen vraagt op vele gebieden een verbeterslag. Allereerst vraagt het meer aandacht binnen directiekamers; het ontbreekt namelijk vaak aan een organisatie van de inkoopfunctie; er zijn geen verantwoordelijkheden en taken belegd alsmede is de controle hierop minimaal.
Instrumenten waarmee de inkoper het werk dient uit te voeren zijn te weinig voorhanden; het ontbreekt aan inkoopbeleid, -voorwaarden; alsmede worden aanbestedingskalenders, templates en best practices te weinig gebruikt.
Ten derde is er onvoldoende kennis aanwezig in de organisatie op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid om de inkoopfunctie effectief en efficiënt uit te voeren. De inkoopfunctie is vaak belegd bij vele functionarissen die onvoldoende kennis hebben op dit specifieke vakgebied.
Tenslotte ontbeert het aan de noodzakelijke inkoopvaardigheden in de organisatie die een inkoopfunctie succesvol maken. Bijvoorbeeld als men bedenkt dat ongetrainde budgethouders met alle goede bedoelingen, soms aanbestedingen en onderhandelingen uitvoeren voor forse bedragen en daarbij in contact komen met geoefende verkopers of zelf complete tenderdesks. Het resultaat laat zich raden.
Dus ook op dit vakgebied is er werk aan de winkel. Een professionele en effectieve uitvoering van de inkoopfunctie resulteert immers in forse kostenbesparingen en doet recht aan de vereiste rechtmatigheid van de uitgaven.
Schaalgrootte
De actuele schaarste onder overheidsinkopers en het salarisniveau in de onderwijssector maken het extra moeilijk om de inkoopfunctie in eigen huis te organiseren. Hierdoor zijn onderwijsinstellingen vaak genoodzaakt op externen te leunen.
Kansen benutten
Plattel adviseert onderwijsinstellingen kansen te benutten door zich aan te sluiten bij inkoopcollectieven om zodoende te profiteren van de voordelen van collectieve inkoop. Door deze samenwerkingen wordt de inkoopfunctie rechtmatig en professioneel uitgevoerd en kunnen er interessante tarieven en gunstige voorwaarden bedongen worden. Denk bijvoorbeeld aan de inkoopcollectieven elektriciteit, gas, kantoorartikelen en papier van Pro Mereor. Deze zijn Europees aanbesteed en bieden (prijs)voordelen en ontzorging, gebundeld in een inkoopcollectief.
De inkoopadviseurs en juristen van Pro Mereor ondersteunen de onderwijssector op het gebied van:
- Inkopen en organisatie
- Europees aanbesteden
- Inkoopcollectieven
- Inkooptrainingen
- Inkoopcontractmanagement