Aanbesteding Ethernet- en breedbanddiensten: Een vernieuwend traject met een unieke uitvraag.

Stichting Speciaal Onderwijs (SSOE) is het expertisecentrum voor onderwijs, ambulante begeleiding en ondersteuning aan kinderen en jongeren met een beperking in de leeftijd van 4 tot 20 jaar. Bij SSOE zijn 270 medewerkers werkzaam. Het bestuursbureau, gevestigd in Eindhoven, ondersteunt het bestuur bij de gezamenlijke beleidsontwikkeling en professionalisering van de expertisecentra.

Wij spraken de heer Jeroen Hendriks en de heer Ad Ketelaars over de Europese aanbesteding Ethernet- en breedbanddiensten. Deze aanbesteding had tot doel een nieuwe digitale infrastructuur voor het Eindhovense onderwijs (po en vo) te realiseren.

Als Programmamanager Digitale Economie bij de Gemeente Eindhoven is Ad Ketelaars altijd op zoek naar de kansen en mogelijkheden die ICT biedt in de stad Eindhoven en omgeving. Vanwege zijn expertise en historische kennis van de aanbesteding van het eerste Eindhovense schoolnet hebben schoolbesturen Ad Ketelaars als adviseur tijdens het aanbestedingsproces ingeschakeld. Jeroen Hendriks is hoofd ICT bij SSOE en werd aangesteld als coördinator van het project. 

Europese aanbesteding Ethernet- en breedbanddiensten.

Hendriks: ”De wensen en eisen van schoolbesturen liggen torenhoog als het gaat om breedbandverbindingen. De intrede van IPads, touchscreens, en digibords vereisen een juiste infrastructuur zoals een betrouwbaar Wifi netwerk. De huidige infrastructuur (deels kabel en deels glasvezel) in Eindhoven is gebaseerd op apparatuur van jaren geleden. Met name vo-scholen in de buitengebieden van Eindhoven, die gebruik maken van een kabelverbinding, ondervinden hierdoor functionele problemen”.

Ketelaars: “Om tegemoet te komen aan de hoge eisen van scholen m.b.t. breedbandverbindingen zochten wij naar een oplossing waarbij de aanwezige glasvezelverbindingen in Eindhoven (her)gebruikt konden worden. Dit had een groot maatschappelijk voordeel. We hoefden niet alles opnieuw aan te leggen en konden gebruik maken van reeds gedane investeringen door de scholen. Hierdoor zou de investering ook voor kleine scholen behapbaar worden.  

Daarnaast moest de aangeboden dienst zeer flexibel en daarmee toekomstvast ingericht worden. Scholen verhuizen, gaan samenwerken, worden opgesplitst en deze trend zet zich voort. Wij wilden een infrastructuur creëren die weinig investering met zich meebrengt en waarbij het gebruik continue aangepast kon worden aan de veranderende behoeften van onderwijsinstellingen zonder dat er dure aanpassingen plaats hoefden te vinden”.   

Aanbestedingsproces

Er is een stuurgroep geformuleerd waarin bestuursleden van de verschillende stichtingen van het po en vo zitting hebben. De projectcoördinatie werd verzorgd door Jeroen Hendriks (SSOE) waarbij Ad Ketelaars (Gemeente Eindhoven) de aanbestedende partijen inhoudelijk geadviseerd heeft. Inkoopondersteuning werd geboden door inkoopadviesbureau Pro Mereor. 

Hendriks: “In de stuurgroep werd al snel gesproken over Europees aanbesteden. De contractwaarde lag namelijk boven de Europese normgrens. Er werd naar een partij gezocht die hierbij ondersteuning kan bieden. Gezien de ervaring van een aantal andere bestuursleden kwam de naam Pro Mereor inkoopkenniscentrum naar boven.”

De eerste belangrijke beslissing die genomen moest worden was de keuze voor een aanbestedingsmodel. Hendriks: ”Gaan wij een uitgebreid complex bestek schrijven en in de markt neerleggen of gaan wij functionaliteiten beschrijven? Wij hebben een hybride model gekozen. De randvoorwaarden waren duidelijk: lage kosten, hoge flexibiliteit en duidelijke aanspreekpunten. Dit hebben wij traditioneel omschreven in een eisen en wensen pakket. Aan de andere kant hebben wij ervoor gekozen om de Best Value Procurement (BVP) inkoopmethodiek te hanteren. Dit omdat een aanbesteding Ethernet- en breedbanddiensten behoorlijke complexe materie is en wij optimaal gebruik wilden maken van de kennis van marktpartijen.

Kort daarop kwam de productdefinitie tot stand. Na verloop van tijd bleek dat we onder een enorme tijdsdruk kwamen te staan. Hier vond het omdenken van Ad Ketelaars plaats: Als we de normale lagen (Ethernet- en breedbanddiensten) uit elkaar trekken dan kunnen we, in het belang van de onderwijsinstellingen, zorgdragen voor ultieme flexibiliteit tegen lage kosten.

Leveranciers verrast

Met deze unieke uitvraag werd het uiterste gevraagd aan de markt. Ketelaars: ”Wij kregen signalen uit de markt van een aantal mogelijke leveranciers. Zij waren verrast over onze insteek. Verrast over het feit dat wij ons hard maakten voor een concept in het voordeel van de onderwijsinstellingen (klantcentrisch) en niet zoals (te) vaak gebeurt een compromis model in lijn met de gedachten van verschillende marktpartijen. Wij zochten een carrosserie met vier wielen en de overige onderdelen zijn flexibel en naar eigen ontwikkelend inzicht in te vullen naar de behoeften van de (individuele) scholen. Wij hadden het voordeel veel te weten over infrastructuren en de specifieke situatie in Eindhoven. Ook zijn wij op de hoogte van verdienmodellen en verdienbelangen van partijen. Uiteraard waren wij ons bewust van het risico dat (grote) partijen hierdoor niet wilden aanbieden. Dit risico hebben wij in overleg met de stuurgroep doelbewust genomen”.

Resultaat

Ketelaars: ”De aanbesteding is gegund en vooralsnog gaan er 81 scholen gebruik maken van het nieuwe netwerk. Wij verwachten de komende periode een toename van ongeveer 40 regionale scholen. Het model is zo ingericht dat deelname van nieuwe Eindhovense scholen tegen dezelfde condities mogelijk is.

In het nieuwe model hebben wij veel meer flexibiliteit gekregen, duidelijke aanspreekpunten en een hogere snelheid tegen aanzienlijk lagere kosten. Daarnaast biedt het nieuwe model een aantal extra functionaliteiten zoals kosteloze onderlinge gegevensuitwisseling. Dit door de laagdrempelige realisatie van één dataomgeving voor meerdere scholen (datacenter). Hierdoor vermijd je onnodige kostbare en “gevaarlijke” benutting van het publieke netwerk (cyber risico’s). Ook biedt het de mogelijkheid tot collectieve beveiliging tegen cyber aanvallen. Dit laatste resulteert uiteraard in een betere en betaalbare beveiliging”.

Tips

Hendriks: “Zorg dat je een projectgroep samenstelt waarin mensen aan tafel zitten met veel neutrale kennis over het onderwerp van de aanbesteding en de positie van marktpartijen. Verder is het erg belangrijk dat het gezamenlijk belang van een succesvolle aanbesteding duidelijk is. Acteer vanuit het collectief. Houd de rollen in de projectgroep zuiver. Dit voorkomt belangenverstrengeling.

Een goede marktoriëntatie is cruciaal. Je moet vooraf goed in beeld hebben wat marktpartijen kunnen. Het is belangrijk om de marktoriëntatie op een juiste manier te vertalen naar je doelstellingen. Bij complexe vraagstukken moet je de expertise neerleggen bij de marktpartijen die de kennis in huis hebben. Gebruik die kennis maar vaar er niet blind op”.

Ketelaars: “Belangrijk is dat er tijdens het aanbestedingsproces samenwerking plaatsvindt met de lokale overheid. Dit brengt andere kennis, invloeden en belangen met zich mee. Dit project was uniek omdat de stuurgroep veel vertrouwen had in het collectieve geheel. Men zocht nadrukkelijk de samenwerking vanuit het collectief bewustzijn van noodzaak tot vernieuwing. Het triple Helix model (verbinding tussen onderwijs, ondernemers en overheid) heeft hier uitstekend gewerkt. De kwaliteit van de samenwerking binnen de triple helix heeft de innovatiekracht en daarmee het succes van dit project bepaald. Vernieuwing werd gezocht, creativiteit beloond en lef getoond”.