'Massa is niet altijd kassa'
Sander Beek leidde voor het ministerie van OCW het project Inkoopprofessionalisering Onderwijsinstellingen. Hij zegt: 'Laat niet alleen de laagste prijs de doorslag geven bij het gunnen van een opdracht, maar kijk ook naar de voorwaarden.' En: 'Veel winst is al te behalen met een efficiencyslag binnen de eigen organisatie.’
Kansen en mogelijkheden inkoopprofessionalisering
Het tweejarige project van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is per 1 januari 2012 afgesloten. Het doel was bereikt: het voortgezet onderwijs bewustmaken van de mogelijkheden van professionalisering van de inkoop. Er is zelfs meer gebeurd: ook het primair onderwijs is er al mee bezig.
‘Analyseer de geldstromen, bundel de vraag en beding korting bij de leverancier.'
Een tweede doel van het project was de ontwikkeling van kennis van (Europees) aanbesteden. ‘Het is belangrijk dat de mensen in het onderwijs zelf weten welke kansen er zijn op het gebied van inkoop. Natuurlijk bieden adviesbureaus prima ondersteuning, en dat is soms ook nodig, maar een aantal dingen kunnen schoolbesturen zeker zelf. Door zich te verdiepen in de materie worden ze ook betere gesprekspartners. Wij vinden het belangrijk dat adviesbureaus mondige klanten krijgen', aldus Beek.
Analyseer de geldstromen
Het eerste advies wat hij steevast aan scholen geeft, is daarom: ‘Analyseer de geldstromen’. Zo’n analyse houdt in dat wordt nagegaan wat er allemaal wordt ingekocht, bij welke leveranciers en met welk doel. Soms blijkt dan dat op verschillende vestigingen dezelfde dingen worden ingekocht tegen verschillende prijzen. 'Bundel die vraag en beding korting bij de leverancier. Kijk ook eens of alles wat ingekocht wordt, ook écht nodig is. Kijk of bijvoorbeeld trainingen efficiënter kunnen. Neem zo’n bhv-training: die kun je één keer per twee jaar op één locatie organiseren, in plaats van elk jaar op verschillende locaties’. Beek: ‘Zo’n analyse resulteert al gauw in een efficiencyslag waarmee 10 procent wordt bespaard. Gaat de school vervolgens meer centraal inkopen, dan is een besparing van 60 procent op sommige onderdelen haalbaar.’
Aangescherpte regelgeving
Dan heeft Beek het nog niet eens over het aanbesteden zelf. ‘Klopt, want het gaat ons vooral om efficiënt inkopen. Aanbesteden is een manier om dat te bereiken. En het is tegenwoordig vaak noodzakelijk vanwege de aangescherpte regelgeving. Scholen worden hier sinds 2008 op gecontroleerd, dus ze moeten er alert op zijn dat er op de juiste manier wordt ingekocht. Daarom is voorlichting zo belangrijk.’
Het maximale uit contracten halen
Als onderdeel van het project zijn alle aanbestedingen die het onderwijs sinds 1 januari 2010 heeft gedaan, geanalyseerd. Daaruit bleek dat veel opdrachten worden gegund op het criterium laagste prijs. 'Daar maak ik me zorgen over, want dan haalt de aanbesteder niet het maximale uit zijn contracten', zegt Beek. 'Het gaat ook om visie en voorwaarden. Een mooi voorbeeld is de schoonmaakdienst. Stel hier eens een resultaatverplichting als eis, in plaats van een inspanningsverplichting. Dat levert meer op, want het gaat uiteindelijk om het resultaat: een schone school.’
Tekst en foto: Lucy Beker