Inkopen en aanbesteden bij De Asko
De ASKO (Amsterdamse Stichting voor Katholiek, Protestants-Christelijk en Interconfessioneel Onderwijs) is de grootste organisatie voor primair katholiek/oecumenisch onderwijs in Amsterdam en omstreken. Dagelijks zetten circa 900 professionals zich in voor zo'n 9.200 leerlingen op 32 basisscholen.
Het bestuursbureau van de ASKO heeft twee hoofdtaken. Het treedt namens de ASKO op als werkgever en geeft leiding aan de scholen van de ASKO. Daarnaast verricht het bestuursbureau ondersteunende en faciliterende diensten voor de aangesloten scholen. Het bestuursbureau heeft een stafafdeling voor personeelszaken, financiën en materiële zaken. De ASKO heeft geen centrale inkoopafdeling. De inkoopfunctie is belegd bij meerdere personen.
Recent heeft de ASKO een aanbesteding arbodienstverlening afgerond. Op dit moment worden er twee aanbestedingen uitgevoerd: ICT hardware/dienstverlening en multifunctionals.
Marianne van Schijndel (personeelsadviseur) en Alex Kossenberg (bovenschools ICT coördinator) vertellen over hun ervaringen met aanbesteden.
Arbodienstverlening
Rond de zomer van 2015 is het besluit genomen niet verder te gaan met de toenmalige arbodienstverlener. Van Schijndel: ‘’De initiële looptijd van de overeenkomst naderde zijn einde en er moest worden besloten om eventueel gebruik te maken van de verlengingsopties. Een evaluatie leidde tot de conclusie dat een vernieuwde aanpak met betrekking tot verzuimbegeleiding om het verzuim op de scholen te reduceren gewenst was. Verlenging was daarom geen optie.”
Al snel bleek dat de ASKO moest aanbesteden. Alleen in welke vorm; dat was niet geheel duidelijk. Van Schijndel: “Pro Mereor had al eerder een aanbesteding begeleid bij de ASKO. Wij hadden hen om die reden al op het netvlies. Ook heb ik navraag gedaan bij andere scholen die met een vergelijkbaar aanbestedingstraject bezig waren. Het contact was weer snel gelegd.”
In september 2015 werd het eerste oriënterende gesprek gevoerd en tijdens dit gesprek werd duidelijk dat arbodienstverlening onder het verlichte aanbestedingsregime (II-B diensten) valt. Dit gaf de Asko de ruimte om de aanbesteding als meervoudig onderhandse aanbesteding in de markt te zetten. Vervolgens werden vijf marktpartijen uitgenodigd en is de aanbestedingsprocedure uitgevoerd.
Stel een werkgroep samen
Van Schijndel: “Bij aanvang hebben wij een inkoopteam arbodienstverlening samengesteld. Dit inkoopteam bestond uit een regiomanager, in de lijn verantwoordelijk voor de directeuren van de scholen, twee schooldirecteuren, om de betrokkenheid van de scholen te vergroten en Marianne van Schijndel vanuit haar P&O rol en ervaring met verzuimbegeleiding.”
Van Schijndel: “Elke school is uniek. Het is van belang dat wij de handen op elkaar krijgen en draagvlak creëren bij de schoolleiders. Met het instellen van deze multidisciplinaire werkgroep is dit zeker gelukt.”
“Allereerst hebben wij de eisen en voorwaarden beschreven waar de nieuwe dienstverlener aan moest voldoen. De gunningscriteria werden helder en duidelijk geformuleerd en vertaalt naar de markt, op basis waarvan de marktpartijen zijn vergeleken.” Uiteindelijk is er gekozen voor de inschrijver die op het geheel van prijs en kwaliteit het beste scoorde.
Van Schijndel: “Wij zijn ontzettend tevreden met de ondersteuning die Pro Mereor ons geboden heeft. Wij konden het aanbestedingsproces met een gerust hart uit handen geven. Het proces werd op een zeer professionele wijze begeleid en wij hebben een prachtresultaat binnen een kort tijdsbestek neergezet."
Op dit moment hebben wij een fijne samenwerking met de nieuwe arbodienstverlener. De schooldirecteuren hebben kortere lijnen met de bedrijfsarts die nu op het bestuursbureau gehuisvest is. De eigen regiefunctie wordt momenteel ontwikkeld en de reacties vanuit de scholen zijn zeer positief. Wij verwachten voor 2016 een daling in de verzuimcijfers.”
Best Value en traditioneel aanbesteden
“Bij de Europese aanbesteding ICT hardware/beheer en dienstverlening wordt het principe van Best Value gehanteerd,” aldus Alex Kossenberg, bovenschools ICT coördinator.
Kossenberg: “Wij hebben, met het beleidsplan als uitgangspunt, de behoeften vanuit de organisatie goed geïnventariseerd. Wat is de huidige situatie en waar willen wij naar toe? Vervolgens hebben wij de behoeften, zonder uitvoerige technische omschrijvingen, voorgelegd aan de markt. Door deze inkoopmethode te hanteren krijgen wij duidelijk in zicht in wat de leveranciers te bieden hebben. Laat maar zien hoe je de behoefte als leverancier denkt in te vullen.”
Marktverkenning
Kossenberg: “Het is erg belangrijk om vooraf helder te hebben wat je wilt. Verdiep je in de inhoud en zorg dat je op de hoogte bent van ontwikkelingen op jouw vakgebied. Voer zelf ook eens een marktverkenning uit. Praat met collega’s, met leveranciers en vergeet ook zeker niet een praatje met de klanten van leveranciers te maken. Aanbesteden biedt vele mogelijkheden. Laat los wat je nu hebt en richt het vizier op de toekomst!”