Inkoopprofessionalisering Bibliotheek Rotterdam
Eén van de drukstbezochte plekken van Rotterdam is de Bibliotheek: hét kenniscentrum en culturele podium van Rotterdam. Bibliotheek Rotterdam is een zelfstandige stichting en bestaat uit de Centrale Bibliotheek, 15 verschillende vestigingen en een bibliobus. Stichting de Bibliotheek Rotterdam (SBR) is met 2.2 miljoen bezoekers, 800.000 materialen, 2.3 miljoen uitleningen, honderden culturele activiteiten en 100.000 leden de drukstbezochte culturele instelling van Rotterdam.
Wij spraken de heer Jaap Naber (Business Controller), de heer Wolter Brakshoofden (ICT-projectleider) en Marjolein Schellekens (adviseur inkoop) over inkoopprofessionalisering bij SBR.
Gedifferentieerde inkoop
Tot enkele jaren geleden vond de inkoop bij SBR gedifferentieerd plaats. Na de verzelfstandiging in 2013 werden op centraal niveau, middels de (toenmalige) samenwerking met de gemeente Rotterdam, een aantal grote inkoopcontracten centraal ingekocht. Op decentraal niveau kocht een aantal functionarissen leveringen/diensten in waarbij deze functionarissen zelf verantwoordelijk waren voor het inkooptraject en de afspraken met leveranciers.
Door het ontbreken van een inkoop- en (Europees) aanbestedingsbeleid was het onzeker of verplichtingen ten aanzien van het naleven van richtlijn 2004/18 EG volledig werden nagekomen. Alle inkooptrajecten die buiten de participatie met de Gemeente Rotterdam vielen, werden verschillend in de markt gezet.
Door vergaande juridisering van inkoop binnen het publieke domein en voorziene beëindiging van de mogelijkheid mee te liften op de inkoopsamenwerking met de gemeente Rotterdam werd het belang van professionalisering van de inkoopfunctie binnen SBR zichtbaar.
Naar een professionele inkoopfunctie
Naber: “kort na de verzelfstandiging kwam het moment waarop meerdere grotere inkoopcontracten afliepen en meeliften op de contracten van de Gemeente Rotterdam niet meer mogelijk was. Het werd tijd om de inkoopfunctie binnen onze organisatie kritisch te bekijken. Daartoe is Pro Mereor gevraagd een inkoopanalyse uit te voeren en een inkoop- en aanbestedingsbeleid op te stellen.”
Een inkoopanalyse legt de basis voor een inkoopprofessionaliseringstraject, mogelijke kostenbesparingen en efficiencyverbeteringen in het proces van marktverkennen, selecteren en contracteren. De analyse geeft inzicht in het inkoopvolume, het aantal leveranciers, het inkoopvolume per segment.
Naber: “Voor een bepaald type inkoop hadden wij soms meer dan dertig leveranciers. De organisatie was zich hiervan niet bewust. Hoe inefficiënt is dat?”
Het resultaat van de inkoopanalyse mag er zijn. Door een begin te maken met het terugdringen van het aantal leveranciers (ABC-analyse), het hanteren van inkoopstrategieën en het inrichten van het strategische en tactische inkoopproces (Kraljicmatrix) bespaart SBR toekomstig mogelijk vijf tot tien procent op haar jaarlijkse inkoopwaarde.
Naber “Wij wilden ons inkoopbeleid op een zodanige manier formuleren dat de organisatie ermee kan werken. Ook moest het inkoopbeleid voldoende stevig en toekomstbestendig zijn. De SBR organisatie was vooral bezig met operationele inkoop. Pro Mereor heeft handvatten aangereikt voor strategische en tactische inkoop.”
Maak eens een spendanalyse
Voordat je kunt beginnen met het professionaliseren, aanbesteden, prognosticeren van de inkoop is het belangrijk om de informatie te kwantificeren. Het is belangrijk inzicht te krijgen in de financiële gegevens van alle inkoop en aanbestedingsplichtige zaken.
Naber: “Pro Mereor heeft ons geholpen om goed na te denken over wat inkoop inhoudt en vervolgens een spendanalyse te maken en alle kostensoorten in een Kraljicmatrix te plaatsen. Je kunt dan doelgerichter te werk gaan.”
Aanbesteden?
Om een juiste keuze voor een leverancier te maken, is een serieuze en professionele aanpak van het aanbesteden noodzakelijk.
Naber: “Regelmatig kreeg ik de vraag of wij Europees moesten aanbesteden. Als business controller weet ik prima hoe ik inkoopprocessen van purchase to pay moet organiseren maar de wet- en regelgeving; daar ben ik niet genoeg in thuis. Pro Mereor heeft ons hier prima in geadviseerd en ons zowel procesmatig als juridisch ondersteund gedurende meerdere aanbestedingstrajecten waaronder printerpark en beveiliging.
Brakshoofden: “Het aanbestedingstraject heeft een mooie besparing opgeleverd (de kosten voor het hele printerpark zijn teruggelopen met ongeveer € 100.000). De printbehoeften van een bibliotheek verschillen wezenlijk van die van een gemeente. De gerealiseerde kwaliteitsverbetering was dan ook minstens zo belangrijk.
Erg waardevol waren de suggesties van Pro Mereor met betrekking tot de gunningscriteria. Op duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze, werden inhoudelijke criteria voor de keuze van de beste aanbieding opgesteld. Als aanbestedende dienst bepaalden wij welk gewicht aan elk criterium werd toegekend.”
Naber: “Het beveiligingscontract met de Gemeente Rotterdam liep af. Binnen de bibliotheek ontstond het idee om op korte termijn een hele andere manier van beveiliging te regelen. Daar was de organisatie nog niet klaar voor en tijd was geboden. Aan de aanbestedende partijen werd daarom gevraagd om mee te denken over de ontwikkeling van de beveiligingsfunctie naar een versie 2.0 binnen SBR. In het aanbestedingstraject heeft dit de nodige interessante aanbiedingen opgeleverd.”
Naber: “Door de aanbestedingen zijn onze contracten duidelijk verbeterd. Het gaat niet alleen om het behalen van kostenvoordelen, belangrijker wellicht is het opschudden van de bestaande contracten.”
Samenstelling van het inkoopteam
Brakshoofden: “Belangrijk is de samenstelling van het inkoopteam. De samenstelling van het inkoopteam is bij elke aanbesteding anders. Dit heeft te maken met de aard van het product. Is het een technisch product? Vereist het product een bepaalde expertise? Vaak zie je dat er een werknemer aanschuift die diep in de materie zit, een communicatiefunctionaris en tegenwoordig ook de adviseur inkoop zodat we goed zicht houden op de contracten die uit de aanbesteding voortvloeien.
Ook is het belangrijk om een marktverkenning uit te voeren. Neem hiervoor de tijd. Formuleer de eisen en wensen van de organisatie en verdiep je alvast in het aanbod van verschillende marktpartijen.”
Inkoop in de praktijk
Na afronding van het inkoopprofessionaliseringstraject is Marjolein Schellekens aangesteld als adviseur inkoop. Hoe hoger het opdrachtbedrag hoe prominenter de rol van de adviseur inkoop. Daarnaast begeleidt Marjolein (Europese) aanbestedingstrajecten.
Schellekens: “Er is geen centrale inkooppositie ontwikkeld. Verantwoordelijkheden worden zoveel mogelijk bij de werknemers zelf neergelegd. Elke werknemer die een product of dienst inkoopt, is eigenaar van een bepaalde kostensoort; Hoeveel koop je specifiek in? Welke leveranciers hangen hier nu allemaal aan vast? Weet je zeker dat je het beste uit de markt hebt? Ik wil mensen zowel inhoudelijk als commercieel scherp houden.
Daarnaast wil ik graag naar een professionele opdrachtverstrekking die past bij het type product. Bij eenvoudige producten wil ik het proces zoveel mogelijk vereenvoudigen en de grotere projecten rechtmatig aanbesteden en goede contracten sluiten. Ook wil ik gaan investeren in het vergroten van de contractdekking en dit samen met de organisatie op de rit zetten.
Ik raad iedereen aan een ruime planning te hanteren voor een inkooptraject. Begin zo vroeg mogelijk. Daarmee voorkom je dat je overhaast beslissingen moet nemen. En: communiceer, creëer draagvlak onder de collega’s. Benoem de voordelen van professioneel inkopen; die zijn er volop te behalen.”