Inkoopprofessionalisering en aanbesteden in het onderwijs

De Aloysius Stichting is opgericht in 1891 en biedt speciaal onderwijs, voortgezet speciaal onderwijs en onderwijs aan leerlingen in justitiële inrichtingen.
Ook ondersteunt, adviseert en begeleidt de Aloysius Stichting leerlingen en onderwijsteams in (regulier) onderwijs en opvang in diverse samenwerkingsverbanden passend onderwijs.

De scholen zijn verdeeld over heel Nederland en tellen 3487 leerlingen en 965 medewerkers. Het bestuurskantoor is gevestigd in Voorhout. Hier zetelt de staf, het CvB en een aantal stafmedewerkers. Wij spraken Thomas Reterink over inkoopprofessionalisering en aanbesteden in het onderwijs. Thomas is directeur Financiën en Bedrijfsvoering en financieel verantwoordelijk voor huisvesting, ict en leerlingenadministratie.

Inkoopprofessionalisering

Reterink: ”Besturen zijn wettelijk verplicht om een inkoopbeleid te formuleren en aanbestedingen zichtbaar te maken. De accountants zijn al een aantal jaar bezig om onderwijsinstellingen op deze verantwoordelijkheden te wijzen. Onderwijsbreed wordt dit maar matig opgepakt. In het primair onderwijs en voortgezet onderwijs is inkoopprofessionalisering veelal een nieuwe tak van sport. In het hoger beroeps onderwijs, de roc’s,  hbo’s en universiteiten zijn al flinke stappen in de goede richting gezet."

Binnen de Aloysius Stichting is het inkoop- en aanbestedingsbeleid al enige jaren onder de aandacht.
Reterink: “Een landelijk werkende stichting met meerdere locaties als de Aloysius Stichting wordt door de accountant gezien als één entiteit. Hierop moeten wij acteren. Als integraal onderdeel van de onderwijsvisie hebben wij  een strategisch- en tactisch inkoopbeleid ontwikkeld. De inkoopfunctie is op centraal niveau belegd en wordt decentraal op de scholen uitgevoerd. De locatiedirecteuren worden ontzorgd bij zaken die zij doorgaans als lastig ervaren en behouden een grote mate van zelfstandigheid."

Spendanalyse

Reterink: “Voordat je kunt beginnen met professionaliseren, aanbesteden en prognosticeren van de inkoop is het belangrijk om de informatie te kwantificeren (spendanalyse).

Een spendanalyse geeft inzicht in de organisatieonderdelen, inkoopsegmenten en de leveranciers. Vanuit je spendanalyse kun je verschillende vakgroepen herleiden. Wat zijn nou de clusters die je als aanbestedingskavels kunt bestempelen? Zorg vervolgens voor een duidelijke aanbestedingskalender. Voer de aanbestedingen, eventueel met behulp van een adviesorganisatie, uit. Op deze manier besteed je rechtmatig en doelmatig je overheidsmiddelen."

Reterink: “Ik had twee jaar eerder met de inkoopprofessionalisering moeten beginnen. Wij weten op sommige posten de kosten te decimeren."

Aanbesteding administratieve diensten

De Aloysius Stichting heeft de afgelopen jaren meerdere aanbestedingen, in samenwerking met Pro Mereor inkoopkenniscentrum, uitgevoerd: Arbodiensten, Administratieve diensten en Accountancydiensten.

Reterink: ”Volgens de aanbestedingsregels moet je in beginsel volgens het Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) criterium aanbesteden. Je ziet vaak dat onderwijsinstellingen hiervan afwijken en voor de laatste prijs gaan. Wij willen als school de beste prijs/kwaliteit verhouding en hanteren voor elke aanbesteding het EMVI criterium. Afwijkingen hierop gaan via het CvB voor een besluit."

Een spannend traject was de openbare aanbesteding van een administratief/financieel systeem en aanverwante diensten. Reterink: ”Het is erg belangrijk heel secuur te werk te gaan tijdens het aanbestedingsproces. Je geeft immers belangrijke informatie uit handen: de loon-en salarisadministratie, financiële administratie en formatiecijfers. Elke onderwijsorganisatie wil daar grip op houden. Het zijn belangrijke stuurcijfers. Bij deze aanbesteding hebben wij ondervonden dat goede begeleiding van een adviesorganisatie noodzakelijk is. De aanbestedingsstukken zoals de uitnodiging tot inschrijving, de nota van inlichtingen moeten voldoende doorvlocht zijn om tot de juiste leverancierskeuze te leiden.

In de markt van administratiekantoren was een aantal partijen zich aan het invechten. Dit heeft geresulteerd in het feit dat de aanbesteding opnieuw moest worden uitgevoerd. Als onderwijsinstelling moet je er rekening mee houden dat dit kan gebeuren. De aanbestedingswet biedt namelijk ruimte voor de inschrijvende partijen om in beroep te gaan tegen de gunningsbeslissing. Als onderwijsinstelling maar ook als inkoper ontbeer je de kennis en kunde om dit proces op een juiste manier te begeleiden. Dan besef je dat je extra hulp nodig hebt. Je hebt er simpelweg de kennis en de tijd niet voor.

Wij zijn zeer tevreden met ons huidige administratiekantoor en dat is wederom hetzelfde kantoor als voor de aanbesteding. Door de aanbesteding staan beide partijen weer op scherp. Een aanbesteding is geen eenvoudige contractverlenging. Het is een belangrijk moment voor beide partijen om afspraken opnieuw te ijken, de samenwerking weer eens helder te beschrijven."

Tips

Om een verstandige keuze voor de juiste leverancier te maken is het nodig dat aanbesteden professioneel wordt aangepakt.
Reterink: “Voor elke aanbesteding stelt de Aloysius Stichting een objectief en onafhankelijk inkoopteam samen. Afhankelijk van de aanbesteding nemen specialisten binnen de scholen zitting in het inkoopteam. Ook is het raadzaam om, bij een aanbesteding die de medewerkers direct treft, de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad te betrekken. Dit om draagvlak en begrip naar de scholen te creëren.

Start je een aanbesteding, zorg dan dat je goed weet wat je wilt. Besteed voldoende aandacht aan een krachtige vraagarticulatie zodat glashelder is wat partijen aan moeten bieden. Dit blijkt nogal eens een lastig punt. Vraag hierbij ondersteuning van een adviesbureau. Een adviesbureau weet wat nodig is om tot een succesvolle uitvraag en aanbesteding te komen."