In Nederland is de collectie relatief onbekend, maar internationaal staat het hoog aangeschreven; het omvat archieven van ruim achthonderd architecten, verenigingen en opleidingen. Daaronder grote namen als Pierre Cuypers, Cornelis van Eesteren, Gerrit Rietveld, Theo van Doesburg en Jaap Bakema. De grootste architectuurcollectie ter wereld die een beeld geeft van de Nederlandse architectuur en stedenbouw vanaf 1850.

Op basis van het ingediende masterplan is in juli 2018 officieel de eerste helft van het bedrag beschikbaar gesteld. Nu bijna een jaar later kijken we terug op een bijzonder proces. Dit is niet alleen een monsterklus voor restauratoren, conservatoren en mensen die digitaliseren. Aangezien er geen vergelijkbare aanbesteding eerder is uitgevoerd, was dit ook voor HNI een uitdaging.

Behrang Mousavi, General manager erfgoed, vroeg Pro Mereor om te adviseren en de aanbesteding uit te voeren. Met grote zorgvuldigheid is gekeken naar de juiste uitvraag. Omdat het budget uitgegeven moest worden aan diverse activiteiten; restauratie, conservatie en digitalisering. Per activiteit is in kaart gebracht welke eisen gesteld moesten worden en hoe zoveel mogelijk risico’s kunnen worden beperkt.

Gezien de enorme omvang van het hele project is ervoor gekozen om de collectie Theo van Doesburg als een aparte opdracht meervoudig onderhands aan te besteden. Uiteraard is maar een beperkt aantal bedrijven in staat om deze specifieke restauratiewerkzaamheden uit te voeren. Om het voor inschrijvers uitvoerbaar te maken is gekozen voor een raamovereenkomst, waarbij de collectie in subopdrachten is onderverdeeld. Op deze manier kunnen de projectdoelstellingen binnen de gestelde termijn van 6 jaar worden gerealiseerd. Ook dit is iets waar inschrijvers zich aan moesten conformeren. Het Nieuwe Instituut zorgt hierin dat de restaurateurs een constante aanvoer van werk hebben, zodat zij specialistische medewerkers beschikbaar hebben voor deze bijzondere overheidsopdracht.

Een breed scala aan onderwerpen is uitgevraagd in de aanbestedingen opdat de best gekwalificeerde ateliers in aanmerking komen voor uitvoering. Een voorbeeld hiervan is dat niet alle werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden op de locatie van HNI. Daarom is gekeken naar hoe de inschrijvers het specifieke kunsttransport organiseren en hoe dit verzekerd is.

Inmiddels is het aanbestedingstraject met betrekking tot de raamovereenkomsten afgesloten en is Behrang Mousavi tevreden met het proces en resultaat. Voor hem begint nu uiteraard het ´echte´ werk en de uitdaging om te zorgen dat gestaag collecties worden geselecteerd voor de subopdrachten, zodat hierop doorlopend door de restaurateurs kan worden geoffreerd.
“Het totale project is hier zeker nog niet mee afgerond. We zijn nu druk met het uitdenken van de uitnodiging tot inschrijving voor het restaureren en digitaliseren van de fotocollectie, ook hier moet zorgvuldig gekeken worden naar het programma van eisen, want het is zeer specialistisch werk.”

Nog een interessant weetje voor degene die benieuwd zijn naar de werkzaamheden van deze restauratieprojecten; de restaurateurs hebben ingestemd dat hun werkzaamheden gefilmd mogen worden. Hierdoor kan middels een documentaire zichtbaar worden gemaakt wat erbij komt kijken en hoe dit cultureel erfgoed wordt veilig gesteld voor gebruikers en geïnteresseerde.

“Je kunt niet overal kennis van hebben, dus daarom is het fijn als bedrijven, zoals Pro Mereor ingeschakeld kunnen worden bij inkoopactiviteiten.” Behrang Mousavi vertelt dat naast deze bijzondere aanbesteding het inkoopbeleid, mede opgesteld op basis van de adviezen van Pro Mereor, binnenkort kan worden vastgesteld.” Als de Raad van Toezicht hun instemming geeft, dan wordt het gepubliceerd en slaan we bij het HNI een nieuwe weg in. Volgens mij zijn we binnen de kunst en cultuursector hierin een voorloper en dat sluit dan perfect aan bij onze identiteit, waarin we stellen dat wij het museum van de toekomst zijn.”

Het Nieuwe Instituut

Bij Het Nieuwe Instituut wordt men geprovoceerd, prettig verward en geconfronteerd met vragen die misschien niet van nu zijn, maar zeker wel van morgen. Het Nieuwe Instituut doet met andere woorden de naam eer aan: wat er nu te zien is, is ‘nieuw’ en wordt daarna opgepakt door nationale en internationale organisaties. Als geen andere culturele instelling is Het Nieuwe Instituut, zowel inhoudelijk als organisatorisch, in staat flexibel en vernieuwend actuele en urgente vraagstukken te benoemen, te duiden en te bevragen en daarmee zichzelf relevant te maken als kompas.
Klik hier voor meer informatie over Het Nieuwe Instituut