Inkoopactiviteiten gebundeld
De Gelderse Onderwijsgroep Quadraam, het bestuur van 13 scholen voor voortgezet onderwijs in 20 gebouwen in Arnhem en omgeving, heeft spectaculaire besparingen geboekt sinds de inkoopactiviteiten van al deze scholen zijn gebundeld. Het gaat om een miljoenenvoordeel.
Die grote besparingen worden behaald omdat de scholen zelf niet of nauwelijks meer iets inkopen. Alles wordt centraal geregeld: energie, schoolboeken, catering, drukwerk, tuinonderhoud, schoonmaak, meubilair, ictphardware, software, installatieonderhoud en vuilverwerking. Door dat alles in grote volumes aan te besteden bspaart het schoolbestuur 10 tot 20 procent op de kosten. Op een budget van 22 miljoen gaat het dus om twee tot drie miljoen euro! Dat geld kan terug naar het primaire proces. 'Aanbesteden is een vak apart. Advies op maat inhuren is voor ons het voordeligst en het scheelt veel werk’.
John Schreijer
John Schreijer is directeur vastgoed/inkoop bij Quadraam. Hij is ook actief betrokken bij het in januari 2011 opgerichte Inkoopplatform Voortgezet Onderwijs (IVO). Het IVO wil een bijdrage leveren aan de professionalisering van het inkoopbeleid van scholen door de kennis van de deelnemers te bundelen en uit te bouwen.
‘Aanbesteden? Een vak apart’
Door de keuze voor grote volumes organiseert Quadraam veel Europese aanbestedingen. Schreijer daarover: 'Wij zitten natuurlijk gauw boven de drempelbedragen, dus elk jaar hebben we wel een aantal Europese aanbestedingen. Daarbij worden wij bijgestaan door Pro Mereor, en dat is nodig, want aanbesteden is een vak apart. Wij doen maximaal vijf aanbestedingen per jaar, daarvoor kunnen wij geen eigen expert in dienst nemen. Advies op maat inhuren is dan voordeliger, en het scheelt ons veel werk’.
Waterdichte bestekken
Schreijer legt uit: ‘De adviseurs van Pro Mereor helpen mij om de bestekken scherp te formuleren en juridisch waterdicht te krijgen. Alleen zo krijg je een optimaal aanbod van de leveranciers. Maar Pro Mereor zorgt ook voor de daadwerkelijke plaatsing van ons bestek op de Europese kalender, ontvangt de reacties en beantwoordt de vragen. Er worden vaak heel veel vragen gesteld over een bestek en het scheelt ons heel veel werk als Pro Mereor die afhandelt.Uiteindelijk selecteert Pro Mereor de beste aanbieders en presenteert die aan ons. Daarna ronden we samen de aanbesteding af.'
Digitale besteltool
Zo komt Quadraam tot inkoopcontracten op maat. ‘We hebben bijvoorbeeld bij de aanbesteding van kantoorartikelen geëist dat de leverancier een digitale besteltool heeft voor alle aangesloten scholen. Dat betekent dat elke school zelf de benodigde kantoorartikelen rechtstreeks bij de leverancier kan bestellen. Maar dan wel voor de prijzen en voorwaarden die wij met de leverancier in het contract hebben afgesproken.’
Tekst: Lucy Beker