Interview Hennie de Mik van ROC Albeda College Rotterdam
'Helderheid vooraf voorkomt problemen achteraf'
Dit is het credo van Hennie de Mik, manager inkoop & support bij het Albeda College in Rotterdam, een ROC met ruim 50 locaties en 22.000 studenten. In een organisatie van die omvang betekent inkopen al gauw aanbesteden. Volgens De Mik is vooral de voorfase belangrijk.
Marktconsultatie; weet wat er te koop is
‘Zorg dat je helder hebt wat er nodig is’, zegt hij. ‘Intern moet goed worden uitgezocht welk product precies gewenst wordt en in welke hoeveelheden. Soms is het zelfs slim om eerst een marktconsultatie te doen, zodat je weet wat er te koop is. Bespreek het uitvoerig met een stuurgroep, nog voordat het projectteam aan de slag gaat met de aanbesteding. Want als je iets koopt wat niet gebruikt wordt, dan heb je geld verspild. Juist omdat we in het onderwijs met publieke middelen werken, is het belangrijk dat zo zorgvuldig mogelijk te besteden.’
De juiste aanbestedingsprocedure
Wat De Mik betreft is de besteding dus belangrijker dan de aanbesteding. Een goed voorbeeld is de aankoop van software. ‘Er is zoveel software op de markt, dat het risico groot is dat je iets koopt waar mensen niet mee kunnen werken, of dat net niet aan de eisen voldoet. Dat moet dus eerst tot in detail worden uitgezocht. Daarna kies je er de juiste aanbestedingsprocedure bij. Die verloopt volgens vaste regels van transparantie en gelijke behandeling.’
'Toets de contracten met je leveranciers. Wordt er nog geleverd wat is afgesproken? Houd de vinger aan de pols, dat loont.'
Wat wordt er exact gewenst?
Hennie de Mik is voorzitter van de regio midden van het Facilitair Samenwerkingsverband ROC’s. Daarin werken meerdere ROC’s en AOC’s samen voor onder meer de inkoop. ‘Soms is het voordeliger om samen te werken, bijvoorbeeld voor zaken die alle scholen nodig hebben, zoals kantoorbenodigdheden en afvalverwerking. Maar als je een specifiek product nodig hebt, moet je het zelf inkopen, anders wordt het in het aanbestedingsdocument te veel veralgemeniseerd en krijg je iets wat de school niet bedoelt. Het is dus altijd een kwestie van opletten en nagaan wat er exact gewenst wordt’, legt De Mik uit.
Contractmanagement
Een ander belangrijk punt vindt De Mik het contractmanagement. ‘Maak een inventarisatie van alle contracten en zoek uit wanneer die aflopen’, zegt hij. ‘Te vaak gebeurt het nog dat een contract stilzwijgend wordt verlengd, omdat niemand op tijd heeft gezien dat het afliep. En dan zit je weer voor jaren aan iets vast wat misschien wel beter kan. Daarnaast is het goed als een contractmanager regelmatig nagaat of de leveranciers zich echt aan die contracten houden. Doe ook eens een inhoudelijke toets: wordt er nog geleverd wat toen is afgesproken? Houd de vinger aan de pols, dat loont’.
Miljoenenvoordeel
De Mik weet dat er veel financieel voordeel behaald wordt met de juiste aanbestedingsprocedures. ‘Het gaat hier om miljoenen, geld dat naar het primaire proces kan, naar het onderwijs zelf. Daarnaast heeft het onderwijs er veel baat bij als we meer rendement uit ons geld halen, doordat de beste producten in te kopen. Ook daar zit veel toegevoegde waarde. Alle reden om veel aandacht aan de inkoop te besteden.’
Tekst en foto: Lucy Beker