Interview Siebrand Konst van Stichting Flore

Konst: ‘Meestal is mijn collega René Zaal degene die de aanbestedingen doet, omdat het vaak onder zijn portefeuille valt. Dit keer betrof het een aanbesteding Arbodiensten en was het dus mijn beurt om de aanbesteding te doen. Overigens voor het eerst, dat ik zo nauw bij een aanbesteding betrokken was.’

Arbodienstverlening

Ruim anderhalf jaar geleden is het besluit genomen niet verder te gaan met de toenmalige arbodienstverlener. Konst: ‘De termijn was verstreken en we moesten bepalen of we nog een extra periode zouden gunnen of dat we de markt op zouden gaan. Een evaluatie leidde tot de conclusie dat er toch veel onvrede was over de situatie, en daarom zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe partij. Pro Mereor heeft ons daarbij geholpen, want aanbesteden is ons vak niet. We hebben op ons servicekantoor geen medewerkers die zich specifiek met inkoop bezighouden. Als dit soort onderwerpen spelen huren wij altijd een externe partij in die ons begeleidt en voor een goed verloop van de procedure zorgt.’
 

"De procedure is transparant en zorgvuldig uitgevoerd en we hebben een goede leverancier voor de arbodienstverlening gekozen. Bovendien kunnen we alle afgewezen leveranciers recht in de ogen kijken, want het is een objectieve en eerlijke selectie geweest." 

Prestatieinkoop

Op aanraden van Pro Mereor is de aanbesteding middels de innovatieve prestatieinkoop methode uitgevoerd. Konst: ‘Qua opzet heel anders dan we gewend waren, vooral wat betreft de marktverkenning. Door de ervaring met onze ‘oude’ arbodienstverlener wisten we dat we het anders wilden, maar hoe dat dan moest worden vertaald in een nieuwe manier van werken was onduidelijk. Prestatieinkoop is daarbij een uitkomst. Door die inkoopmethode krijg je duidelijk inzicht in wat de leveranciers te bieden hebben. Laat de expert maar aangeven hoe hij denkt je het beste te kunnen helpen.’

Actualiteit

Schoonmaakdienstverlening en ICT (zoals bijvoorbeeld digiborden) zijn inkoopsegmenten die Stichting Flore vanwege de opdrachtwaarde moet aanbesteden. Konst: ‘Dat loont ook zeker de moeite, gezien de besparingen die we met die aanbestedingen kunnen realiseren. Wat wij nu op de agenda hebben staan is een aanbesteding Accountancydiensten. En de aanbesteding van het schoonmaakcontract zit er binnen nu en twee jaar weer aan te komen.’

Contractmanagement

Leidt aanbesteden ook tot kwaliteitsverbeteringen? Konst: ‘Als je kwaliteitsverbeteringen wilt realiseren zul je aan contractmanagement moeten doen. Helaas hebben we ook daar geen specialisten voor in het servicekantoor. Dit betekent dat wij naast begeleiding van de aanbesteding ook graag door een externe partij ondersteund worden op het gebied van contractmanagement. We hebben daar nu een aantal jaren goede ervaringen mee op het gebied van schoonmaak in de vorm van VSR controles. Dat is goed bevallen. Je houdt de vinger aan de pols en ziet erop toe dat de ondernemer de kwaliteit levert die hij in het contract heeft beloofd.’

Tips

‘Het loont de moeite om een expert in te schakelen voor de begeleiding van je aanbesteding. Daar ben ik van overtuigd. Ik zie veel toegevoegde waarde in de juridische kennis waarmee Pro Mereor ons ondersteund heeft, vooral als je bedenkt welke nadelige gevolgen eventuele misstappen kunnen hebben in de vorm van boetes en dergelijke. Het verdient zichzelf terug in een zorgvuldige en transparante procedure. We hebben een goede leverancier voor de arbodienstverlening gekozen, daar ben ik blij mee. Bovendien kunnen we alle afgewezen leveranciers recht in de ogen kijken, want het is een objectieve en eerlijke selectie geweest. Wij zijn unaniem van mening dat Pro Mereor een goede partij is om mee samen te werken als je zo’n traject ingaat. Punctueel, afspraken worden nagekomen, stukken worden op tijd aangeleverd en de nazorg is goed. Ik ben zeer tevreden.’