Europees aanbesteden HRM/PSA systeem

Sylvia Veltmaat, lid college van bestuur van Stichting Fluvius: ‘Wij hebben een eigen visie op de financiële werkelijkheid; een andere visie dan gebruikelijk is binnen het primair onderwijs. Wij hebben daarom ook andere verwachtingen van een administratiekantoor dan gebruikelijk.’

Voortraject

Kortom, er lag een interessante uitdaging: het middels een aanbestedingsprocedure selecteren van een nieuw administratiekantoor dat voldoet aan alle verwachtingen. Sylvia Veltmaat oriënteerde zich op drie partijen, waaronder Pro Mereor, voor de begeleiding van die Europese aanbestedingsprocedure. Sylvia: ‘Al in het voortraject nam Pro Mereor de rol van expert op zich. Zij vertelden me dat het administratiesysteem dat ik het liefst wilde hebben nog niet bestaat. Pro Mereor wees me op de mogelijkheid om samen met een partij een systeem van de grond af te ontwikkelen dat precies op onze wensen aansluit. Vanwege de krappe planning was het daarvoor helaas te laat, maar ik vond het een zeer interessant advies en een pad dat ik graag had bewandeld.’

Onconventioneel

Stichting Fluvius zocht een administratiesysteem waarin vanuit verschillende subsystemen dwarsverbindingen en analyses gemaakt kunnen worden. Een integrale analyse. Geen zuilen die los van elkaar staan. Sylvia: ‘Dat begreep Pro Mereor goed en zo is de aanbesteding dan ook ingericht. En dat was beduidend anders dan wat de twee andere partijen voorstelden. Dat stukje anders, nieuw, niet traditionele dat Pro Mereor bood, en dat expliciet leidend te laten zijn voor de aanbesteding, was precies waar Stichting Fluvius naar op zoek was.’ Bij Stichting Fluvius merkte men dat Jos Plattel, directeur van Pro Mereor, het project ook graag op een onconventionele manier aan wilde vliegen. ‘Het was een avontuur. Er was een goede klik. De nek uit durven steken, risico durven te nemen om het eens totaal anders te gaan doen’.

Zowel prijs als kwaliteit

‘In de aanbesteding was ook duidelijk een link naar kwaliteit, er werd niet alleen aar de prijs gekeken’, aldus Sylvia Veltmaat. ‘Kwaliteitseisen op waardetoevoeging en het implementatieplan. Daarop werden de inschrijvers getoetst. Erg nuttig daarbij was de hands-on workshop met de inschrijvers die dicht bij elkaar lagen. Wie maakt het verschil? Kon men wel voorzien in de aparte eisen? Eén organisatie stak er tijdens de workshop met kop en schouders bovenuit. De uitgangspositie is hierdoor beter dan ooit. Tot en met de contractonderhandelingen zijn we ondersteund door Pro Mereor. Ook vanuit de inkoopexpertise; hoe kun je hier nu naar kijken? Dat was heel prettig. Ik ben een tevreden klant.’

‘Het was een avontuur. Er was een goede klik. De nek uit durven steken, risico durven te nemen om het eens totaal anders te gaan doen’.

Praktische tips

Enkele tips van Sylvia Veltmaat voor organisaties die een vergelijkbaar project starten:
‘Pak in je eigen organisatie zo’n project met meerdere collega’s aan. Bekijk het vanuit verschillende rollen. Je koopt het product immers ook voor collega’s.’
‘Ik ben erg blij met het feit dat we niet alleen een projectleider bij het administratiekantoor gekregen hebben die de implementatie doet; we hebben zelf ook een projectleider tijdelijk aangenomen. Die zorgt dat wij doen wat we moeten doen om het tot een succes te maken, en tevens voor een verbinding met de geselecteerde leverancier zorgt en de evenknie is van de implementatiemedewerker aan de andere kant. Dus je hebt twee mensen die de organisaties aan het werk zetten om de implementatie goed voor te bereiden. Geen van ons had dat er zomaar bij kunnen doen. Terwijl het er wel toe doet dat overal zorgvuldig de puntjes op de i gezet worden.’
‘En tenslotte: prijs alleen is niet voldoende. Goedkoop kan ook duurkoop zijn.’