Interview Ferrie van de Putte, VU Amsterdam
Ook een grote onderwijsinstelling als de Vrije Universiteit Amsterdam voelt de huidige druk op de budgetten. Daarom besteedt inkoopmanager Ferrie van de Putte bij de VU veel aandacht aan de bedrijfsvoering.
Centrale contracten
‘Het moet steeds efficiënter en effectiever’, zegt hij. ‘We gaan meer en meer standaardiseren en digitaliseren. Het is van belang om dat al te regelen bij een Europese aanbesteding’. Bij de VU werken zo’n 4500 mensen, die allemaal goederen en diensten nodig hebben. Van printers tot kopieerpapier. Dat bestellen ze tegenwoordig in een interne webwinkel, een inkoopportal. ‘Wij hebben centrale contracten afgesloten, waarbinnen zij rechtstreeks bij de leverancier kunnen bestellen. Niet meer allemaal apart bellen, faxen en buiten de contracten om bestellen, dat levert al veel op. Het is wel slim om contractbeheer te laten inrichten, om ervoor te zorgen dat alles inderdaad volgens contract wordt uitgevoerd.’
'De inkoop van ‘homogene producten’, zoals papier, doen wij gezamenlijk. Daardoor hoeft maar één organisatie zich ermee bezig te houden en boeken we winst op de inzet van interne uren.'
Structureel miljoenen bespaard
Deze aanpak van de bedrijfsvoering én het bundelen van inkoopstromen heeft de VU al miljoenenbesparingen opgeleverd. Structureel. Maar er is nog meer mogelijk, weet Van de Putte. Hij noemt de inkoop van zogenoemde ‘homogene producten’, zoals papier. ‘Dat heeft iedereen nodig en is voor iedereen hetzelfde. Wij hebben dat gezamenlijk ingekocht met de Universiteit van Amsterdam. Daardoor hoeft maar één organisatie zich daarmee bezig te houden. Zo boeken we winst op de inzet van interne uren. Ook dat is efficiënt werken.’
Vangnetconstructie
Universiteiten hebben meestal een eigen inkoopafdeling, maar daarnaast hebben ze contact met externe inkoopadviesbureaus, die in drukke tijden bijspringen. Of bij specialistische trajecten ondersteuning bieden. ‘Een vangnetconstructie’, noemt Van de Putte het. ‘Dat blijft altijd nodig en het is prettig om dan op de externe expertise te kunnen terugvallen.’
Tekst en foto: Lucy Beker