Algemene voorwaarden

Met algemene inkoopvoorwaarden kunt u risico’s op juridisch en bedrijfsmatig gebied, die voortvloeien uit het sluiten van een overeenkomst, beperken. Door het formuleren van zogenaamde ‘bedingen’ borg je een bepaalde mate van juridische zekerheid. Ook biedt het de mogelijkheid om voor bepaalde bedrijfsmatige onderwerpen vaste regels te hanteren, die verband houden met diverse bedrijfsprocessen.

Algemene inkoopvoorwaarden

Wat zijn algemene inkoopvoorwaarden?
Algemene inkoopvoorwaarden zijn een variant van de algemene voorwaarden die in de wet als volgt worden omschreven in artikel 6:231 lid 1 BW:
‘Een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd’

Met andere woorden: algemene voorwaarden bevatten regels/bepalingen die standaard van toepassing zijn op overeenkomsten die u aangaat met klanten en/of opdrachtgevers, met uitzondering van kernprestaties. Kernprestaties zijn specifieke prestaties die worden overeengekomen. Denk aan: prijzen/tarieven, specifiek product, leveringen of dienst, looptijden en dergelijke.

Varianten
Algemene voorwaarden zijn er in verschillende vormen. Afhankelijk van het soort organisatie en de relatie die wordt onderhouden, kan er gekozen worden voor verschillende vormen van algemene voorwaarden. Bijvoorbeeld:
Algemene inkoopvoorwaarden;
Algemene IT-voorwaarden;
Algemene verkoopvoorwaarden;
Algemene leveringsvoorwaarden.

Naast bovenstaande varianten zijn er meerdere algemene voorwaarden die van toepassing kunnen zijn in specifieke branches of sectoren.

Inhoud algemene inkoopvoorwaarden
De reikwijdte van algemene inkoopvoorwaarden is zoals de naam stelt beperkt tot voorwaarden ten aanzien van inkoop. Onderstaand treft u een opsomming van relevante onderwerpen, maar niet beperkt tot:
Aansprakelijkheid;
Verwerking persoonsgegevens;
Acceptatie;
Aansprakelijkheid;
Betalingstermijnen;
Garanties;
Geheimhouding;
Levertijden;
Meer-, minderwerk;
Onderaanneming.

In de praktijk zullen algemene inkoopvoorwaarden bij aanbestedingstrajecten worden bijgesloten aan de aanbestedingsdocumentatie. Deze vormen daarmee een aanvulling op de kernbedingen.

Waarom algemene inkoopvoorwaarden?
Wat zijn de voordelen van het hanteren van algemene inkoopvoorwaarden? Deze liggen zowel op gebied van juridische zekerheid als op procesmatig gebied. Door het formuleren van bedingen stel je je als organisatie in staat ten aanzien van een selectie van onderwerpen een bepaalde mate van juridische zekerheid en uniformiteit te betrachten. Daarnaast biedt het voor de organisatie de mogelijkheid om voor bepaalde onderwerpen zoals facturering, betalingstermijnen, te sturen op kosten, die verband houden met het proces.

Tips en aanbevelingen
- Benoem expliciet dat uw algemene inkoopvoorwaarden van toepassing zijn;
- Wijs eventuele toepassingen van andere voorwaarden uitdrukkelijk van de hand;
- Voeg altijd een versie van de algemene inkoopvoorwaarden als bijlage;
- Biedt partijen de mogelijkheid aanpassingsvoorstellen te doen, indien dit beter past bij de levering, dienst of werk;
- Daar waar paritair opgestelde branchevoorwaarden van toepassing zijn, pas deze dan integraal toe conform voorschrift 3.9 gids ‘Proportionaliteit’;
- Publiceer algemene voorwaarden op de website van uw organisatie;
- Deponeer de algemene inkoopvoorwaarden bij de Kamer van Koophandel.