DECENTRAAL INKOPEN EN AANBESTEDEN
Mag ik deze levering en/of dienst ook decentraal inkopen en aanbesteden is een veel gestelde vraag tijdens de voorbereiding op aanbestedingstrajecten en het onderwerp van discussie bij menig aanbestedende dienst. Veelal is men ook in de veronderstelling dat het centraal inkopen en aanbesteden een verplichting is vanuit de Aanbestedingswet. Echter, niets is minder waar!
Een aanbestedingsverplichting moet in beginsel worden getoetst op de waarde van de overheidsopdracht (levering en/of dienst) op niveau van de hoofdentiteit (stichting en/of samenwerking) en is derhalve gebaseerd op en voor alle daaronder vallende locaties[1]. In de praktijk betekent dit dat wanneer de hoofdentiteit aanbestedingsplichtig is, dit automatisch ook geldt voor alle daaronder vallende locaties. Er bestaat echter een uitzonderingsgrond in artikel 2.15a lid 2 Aanbestedingswet die de mogelijkheid biedt om de locaties te beschouwen als afzonderlijke, operationele eenheden. In geval er sprake is van afzonderlijke, operationele eenheden mag de waarde van de opdracht decentraal worden bepaald op niveau van de afzonderlijk, operationele eenheid.
Om als aanbestedende dienst een beroep te doen op deze uitzonderingsgrond moet cumulatief worden voldaan aan een aantal voorwaarden. Een onder de hoofdentiteit ressorterende locatie is slechts een afzonderlijke operationele eenheid wanneer deze locatie voor al haar inkopen of een vastgestelde selectie daarvan altijd voldoet aan de volgende voorwaarden[2]:
- De locatie zelf verantwoordelijk is voor haar inkopen;
- De locatie moet een gedelegeerde inkoopverantwoordelijkheid bezitten die blijkt uit een scheiding van budgetten tussen de stichting en de locatie;
- De inkoop voorziet in eigen behoefte(s) van de locatie;
- De locatie zich op inkoopgebied niet associeert met de stichting om betere (inkoop)voorwaarden te bedingen.
Indien aan alle criteria wordt voldaan, dan mag een locatie zich als afzonderlijke operationele eenheid beperken tot het zelf aanbesteden/inkopen van leveringen en/of diensten of een selectie daarvan. Een locatie mag desgewenst vrijwillig participeren bij Europese aanbestedingen van de hoofdentiteit.
- Bij het hanteren van een dergelijke constructie adviseert Pro Mereor de volgende aandachtspunten in acht te nemen:
- Stem de constructie af met de zittende accountant;
- Maak de constructie tot onderdeel van het vastgesteld strategisch beleid, en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de hoofdentiteit en de locaties;
- Bepaal of de constructie voor alle leveringen en/of diensten geldt of een selectie daarvan, en leg deze vooraf schriftelijk vast in het strategisch beleid en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Mocht u naar aanleiding van dit artikel vragen hebben aarzelt u dan niet vrijblijvend contact op te nemen met Pro Mereor via info@pro-mereor.nl of telefonisch op 026 3701476.
[1] Artikel 2.15a lid 1.
[2] Artikel 2.15a lid 2 alsmede Memorie van Toelichting artikel 2.15a.