Inkoop ICT-infrastructuur in het onderwijs

Netwerkcomponenten
Wat verstaan we onder ICT-infrastructuur? De fysieke ICT-infrastructuur is de basis waarop netwerkcomponenten worden aangesloten. Denk aan o.a. kabels, routers en hubs. Netwerkcomponenten zorgen ervoor dat het mogelijk is om te communiceren via de aangelegde ICT-infrastructuur.

Gedetailleerd eisenpakket
Onderwijsinstellingen beschikken niet altijd over de technische en juridische kennis om een bestek met daarin een gedetailleerd eisenpakket op het gebied van ICT-infrastructuur op te stellen. De complexiteit van ICT-diensten kan daarom eisen dat de aanbestedende dienst bij een (onafhankelijke) derde advies inwint.

Lange termijn inkoop
Inkopen van ICT-infrastructuur betreft een lange termijn inkoop:

1. Voer een marktconsultatie uit bij twijfel over uw ICT strategie;
2. Neem in uw gunning dan ook de TCO (Total Cost of Ownership) benadering mee; kijk dus niet alleen naar de  eenmalige aanschafkosten;
3. Vraag om ‘proven technology’; wees geen proefkonijn;
4. Wijs maatwerk oplossingen af en vraag om de standaard of assemblage oplossing;
5. Houd rekening met de continuïteit van uw aankoop in termen van kennis en personeelsbezetting;
6. Hanteer uw eigen voorwaarden of laat contractvoorwaarden opstellen: ga niet akkoord met de wurgvoorwaarden van uw leverancier;
7. Overweeg een bindend advies via de SGOA (Stichting Geschillen Oplossing Automatisering) of schakel een beëdigd informaticadeskundige in bij een geschil.

Beschikbare oplossingen
Als u de ICT-infrastructuur gaat aanbesteden, wat zijn dan de beschikbare oplossingen en de daarbij horende voor- en nadelen?

Server based
Een server in eigen beheer, in een fysieke ruimte op de locatie van de school. Een voordeel hiervan is dat alle applicaties waarvan u gebruik maakt toegepast kunnen worden. Nadelen zijn dat de serverruimte aan allerlei eisen moet voldoen, zoals koeling en beveiliging. Daarnaast is ook de snelheid (up en down) van het netwerk van belang om de grote hoeveelheden gegevens op een snelle manier te kunnen verwerken. Glasvezel is vaak een vereiste.

Cloud computing
Een volledig online oplossing; de server staat op een externe locatie in een datacentrum. Voordelen zijn dat u geen omkijken meer heeft naar technisch onderhoud van de server of updates van de software. Een nadeel is dat nog niet alle applicaties die door het onderwijs worden gebruikt, zoals Cito, volledig in de cloud kunnen draaien. U bent afhankelijk van de leverancier, en de beveiliging van gegevens van uw organisatie in de cloud dient u goed te regelen om risico’s te minimaliseren.

Hybride oplossing
Een combinatie van Server based en Cloud computing. Het voordeel is dat u waar nodig applicaties kan laten draaien op de fysieke server, en de overige applicaties in de cloud kan zetten. Daarnaast is voor de fysieke server de snelheid (up en down) van het netwerk minder van belang, omdat het aantal applicaties die gebruik maken van de fysieke server beperkt is.

Samengevat
Digitalisering van lesmethodes alsmede ICT security en het verhoogde gebruik van applicaties kunnen ervoor zorgen dat de ICT-infrastructuur van onderwijsinstellingen niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd. Let vanwege het lange termijn karakter van het inkopen van ICT-infrastructuur o.a. op het opnemen van Total Cost of Ownership in uw gunning, en vraag om ‘proven technology’. Beschikbare oplossingen zijn Server based, Cloud computing, of een combinatie van die twee: een Hybride oplossing. Zaken die meespelen in de uiteindelijke beslissing zijn o.a. het gebruik van bepaalde applicaties die wel of niet in de cloud kunnen draaien en de vereiste snelheid van het netwerk.