Level playing field

Het level playing field is met name relevant:

• Wanneer een bestaande opdracht opnieuw wordt aanbesteed;
• Wanneer een potentiële aanbieder in het voortraject, bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, in een adviserende rol betrokken is geweest bij de aanbestedende dienst.

Kennisvoorsprong zittende leverancier
Een zittende leverancier heeft op het gebied van dienstverlening c.q. leveringen meer kennis van de aanbestedende dienst dan zijn concurrenten. Daarmee heeft de zittende leverancier bij het inschrijven op de aanbesteding van een bestaande opdracht een voorsprong op de concurrentie. 
Het level playing field kan in dat geval worden gewaarborgd door aan alle leveranciers zoveel mogelijk relevante informatie over de opdracht te verstrekken. Dit moet een voordeel van de zittende leverancier(s) ten opzichte van de overige (potentiële) leveranciers compenseren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het stellen van duidelijke doelstellingen aan de aanbesteding en het creëren van transparantie inzake de wijze van dienstverlening in het verleden. Leveranciers krijgen op die manier inzichtelijk wat de aanbestedende dienst met haar opdracht wenst te bereiken. De kennisvoorsprong van de huidige leverancier kan betrekking hebben op de organisatie van aanbestedende dienst, maar ook op de specifiek uit te voeren opdracht. Dit tweede voordeel kan niet altijd worden voorkomen of gecompenseerd. Kennisvoorsprong van een leverancier betekent ook niet in alle gevallen dat er sprake is van schending van het gelijkheidsbeginsel. Hoe kunt u ondervangen dat er het level playing field gehandhaafd blijft?

Een voorbeeld kan worden gegeven aan de hand van een aanbesteding Schoonmaakdienstverlening. De huidige leverancier kent de gebouwen goed, terwijl potentiële nieuwe leveranciers de gebouwen niet kennen. Voor alle op de opdracht inschrijvende leveranciers is het van belang om een goed beeld te krijgen van de gebouwen en de staat van het schoonmaakonderhoud, om o.a. de prijsstelling te kunnen bepalen. Om in deze situatie toch een eerlijk speelveld te creëren kan aanbestedende dienst een schouwing van de gebouwen organiseren, waar alle inschrijvende leveranciers vervolgens hun raming op kunnen baseren. Op deze wijze wordt de kennisvoorsprong van de huidige aanbieder gecompenseerd, en is er niet zonder meer sprake van strijdigheid met het gelijkheidsbeginsel.

Kennisvoorsprong inschrijvende adviseur
Als een aanbestedende dienst niet exact weet hoe de opdracht het beste kan worden uitgevraagd, kunnen één of meerdere marktpartijen uit worden genodigd ter advisering. Deze partijen stellen in samenspraak met de aanbestedende dienst specificaties op voor de betreffende opdracht. In veel gevallen wensen deze partijen vervolgens ook mee te dingen naar de opdracht. Concurrerende aanbieders kunnen in zo’n situatie de vraag stellen of het level playing field (gelijkheidsbeginsel) wordt geschonden. De adviserende partij(en) hebben immers door hun adviesrol meer kennis over de opdracht of aanbestedingsprocedure verworven. Uit jurisprudentie blijkt dat een aanbestedende dienst pas gehouden is om een aanbieder uit te sluiten wanneer er sprake is van een zodanige kennisvoorsprong, dat de mededinging hierdoor wordt vervalst of uitgeschakeld. Derhalve dient de aanbestedende dienst de volgende vragen te stellen:

• Verstoort de adviserende rol van de adviseur in het voortraject de mededinging?
• Indien dit het geval is, is dan uitsluiting de enige sanctie om het gelijkheidsbeginsel te waarborgen?
• Indien een inschrijvende adviseur bijvoorbeeld betrokken is geweest bij de kostenraming van de toekomstige aanbesteding, en deze raming een belangrijk onderdeel uitmaakt van de gunning, dan is dit waarschijnlijk in strijd met het level playing field. Derhalve is uitsluiting de enige rechtvaardige beslissing.

Conclusie
De aanbestedende dienst moet er bij aanbestedingen voor zorgen dat er sprake is van een level playing field. Om dit te realiseren is het van groot belang dat de aanbestedende dienst de opdracht van de aanbesteding zo goed mogelijk omschrijft. Hiermee wordt voorkomen dat de zittende leverancier over meer informatie beschikt en daarmee ten opzichte van de andere inschrijvers in een bevoordeelde positie komt. Ook dient kritisch gekeken te worden naar leveranciers die een adviserende rol hebben gehad bij de totstandkoming van de uitvraag. Indien niet wordt voldaan aan een eerlijk speelveld, moeten maatregelen worden genomen om deze balans te herstellen.