Pro Mereor Contractmanagement
Zodra een contract tussen een onderwijsinstelling en een leverancier getekend is, dient het contract “gemanaged” te worden.
Weet u of u van de leverancier datgene ontvangt wat hij in het contract heeft beloofd?
Met contractmanagement houdt u de kwaliteit van de dienstverlening op peil, realiseert u besparingen en bewaakt u verplichtingen en afspraken die u contractueel heeft gemaakt.
Contractmanagement bestaat uit:
- Contractmonitoring;
- Klantmonitoring;
- Leveranciersmonitoring.
Contractmonitor
Met de contractmonitor registreert, beheert en bewaakt u verplichtingen en afspraken die u in contractvorm heeft vastgelegd. Administratief beheer betreft ook het beheren en controleren van de looptijden van de contracten, het maken van prijsafspraken, de administratieve afhandeling van contracten en het maken en versturen van facturen. Ook het periodiek toetsen van de kwaliteit van de geleverde diensten of producten behoort tot de contractmonitor.
Om de schoonmaakkwaliteit objectief te kunnen beoordelen heeft de Vereniging Schoonmaak Research (VSR) in samenwerking met TNO, een kwaliteitsmeetsysteem (KMS) voor schoonmaakdienstverlening ontwikkeld, dat zowel voor schoonmaakbedrijven als aanbestedende diensten acceptabel is. VSR-KMS is een uitstekende methodiek om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de schoonmaak weer op het contractueel overeengekomen niveau wordt gebracht en gemaakte afspraken worden nagekomen. De onafhankelijke inspecteurs en controleurs van Pro Mereor hanteren VSR-KMS als kwaliteitmeetsysteem. Zij zijn hiervoor opgeleid en gecertificeerd.
Het onderwijs profiteert met de contractmonitor van helder zicht op de geleverde kwaliteit, opzeggingstermijnen of verlengingsdata en het zorgt ervoor dat u geen enkele afspraak mist. U wordt tijdig herinnerd wanneer u in actie moet komen.
Klantenmonitor
Ook de tevredenheid van de interne klanten, zoals budgethouders, scholen en afdelingen, speelt een rol bij contractmanagement. Worden uw interne klanten geïnformeerd over de meetresultaten van de kwaliteitscontroles? Voldoen de contracten aan de wensen van de gebruikers? Denk aan een onderzoek naar de beleving van de schoonmaakkwaliteit op schoollocaties of het inzetten van een mystery guest die de schoonmaakkwaliteit beoordeelt door de ogen van de klant maar met de ervaring van een consultant. Met de klantenmonitor blijft uw inkoop in de pas met de behoefte van uw interne klant.
Leveranciersmonitor
De leveranciersmonitor betreft de activiteiten die zijn gericht op het verkennen, starten en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers.
Hoe kunt u samen met de leverancier de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren, extra inkoopbesparingen realiseren, en gebruik maken van de slimme ideeën uit de markt?
Recht- en doelmatigheid
Door contractmanagement als bedrijfsproces structureel in te voeren in de organisatie kan het onderwijs geld besparen en risico’s beperken. Belegt u de monitoringfunctie in een systeem of afdeling, dan worden de gemaakte afspraken in stand gehouden en kunnen verbeteringen worden doorgevoerd. Contractmanagement is een essentieel onderdeel van een professionele inkooporganisatie en draagt bij aan de recht- en doelmatigheid. Kostenbesparingen van zo’n 1% - 3% op de inkoop zijn mogelijk door succesvolle invoering van contractmanagement.