Professioneel inkopen en geld besparen met contractmanagement in het onderwijs

In het onderwijs wordt ingekocht bij vele leveranciers. Contracten (o.a. voor goederen, diensten, huur) worden bewaard op verschillende locaties, waardoor een gebrek aan overzicht en managementinformatie ontstaat. Deze ongewenste situatie kan leiden tot het betalen van facturen voor niet geleverde producten en diensten, het stilzwijgend verlengen van contracten die niet worden uitgenut en het ongeoorloofd plaatsen van bestellingen bij niet geautoriseerde leveranciers. In de Nieuwe Algemene Richtlijn (werknummer COD 2011/438) wordt het mogelijk om bij meervoudige aanbestedingen leveranciersprestaties uit het verleden mee te laten wegen bij het aangaan van nieuwe contracten. Dit is echter alleen mogelijk als er sprake is van goed contractmanagement.Leveranciers worden zelden gecontroleerd op geleverde diensten en er is nauwelijks sprake van van feedback met de eindgebruiker. Kortom, de verplichtingenadministratie is niet op orde en geld lekt weg. In dit artikel leest u hoe u contractmanagement kunt organiseren in een professionele bedrijfsvoering.

Vinger aan de pols
Veel onderwijsinstellingen hebben inmiddels ontdekt dat het loont om aandacht te besteden aan de inkoopfunctie. Door slim in te kopen (lees: doelmatig) en (Europees) aan te besteden (lees: rechtmatig) kan geld worden bespaard en kan tegelijkertijd een kwaliteitsslag gemaakt worden voor de ingekochte producten en diensten. Alsmede kan verantwoording worden afgelegd over de publiekelijke uitgaven. Hoge inkoopbesparingen worden aan het begin van het inkoopproces (strategische fase) vaak eenmalig gerealiseerd. Om deze inkoopbesparingen jaarlijks te realiseren moeten instrumenten worden ontwikkeld die er op toezien dat deze besparingen worden geborgd. Contractmanagement kan hierbij helpen en nieuwe besparingen ontdekken en de kwaliteit verder verhogen.

Het managen van contracten
Zodra een contract tussen een onderwijsinstelling en een leverancier getekend is, bijvoorbeeld na een (Europese) aanbesteding, dient het contract ‘gemanaged’ te worden. De afspraken die zijn gemaakt in de overeenkomst dienen in de praktijk opgevolgd, geborgd en getoetst te worden aan hand van KPI’s en SLA’s en de veranderende actualiteit en gebruikerswensen. Contractmanagement bestaat uit:

• Leveranciersmonitoring;
• Contractmonitoring;
• Klantmonitoring

Leveranciersmonitor
De leveranciersmonitor betreft de activiteiten die zijn gericht op het verkennen, starten en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Het doel van de leveranciersmonitor is het leveren van een optimale bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Hoe kunt u samen met de leverancier de kwaliteit verbeteren van de dienstverlening, extra inkoopbesparingen realiseren, en gebruik maken van de slimme ideeën uit de markt?

Contractmonitor
Weet u of u van de leverancier datgene ontvangt wat hij in het contract heeft beloofd? Met de contractmonitor registreert, beheert en bewaakt u verplichtingen en afspraken die in contractvorm worden vastgelegd. Administratief beheer betreft ook het beheren en controleren van de looptijden van de contracten, het maken van prijsafspraken, de administratieve afhandeling van contracten en het maken en versturen van facturen. Ook het periodiek toetsen van de kwaliteit van de geleverde diensten of producten behoort tot de contractmonitor. Het onderwijs profiteert met de contractmonitor van helder zicht op de geleverde kwaliteit, opzeggingstermijnen of verlengingsdata en het zorgt ervoor dat u geen enkele afspraak mist. U wordt tijdig herinnerd wanneer u in actie moet komen.

Klantenmonitor
Ook de tevredenheid van de interne klanten, zoals budgethouders, scholen en afdelingen, speelt een rol bij contractmanagement. Worden uw interne klanten geïnformeerd over de inkoopresultaten? Voldoen de contracten aan de wensen van de gebruikers? Denk aan bijvoorbeeld een onderzoek naar de beleving van de schoonmaakkwaliteit op schoollocaties. Met de klantenmonitor blijft uw inkoop in de pas met de behoefte van uw interne klant.

Recht- en doelmatigheid
Door contractmanagement als bedrijfsproces structureel in te voeren in de organisatie kan het onderwijs geld besparen en risico’s beperken. Belegt u de monitoringfunctie in een systeem of afdeling, dan worden de gemaakte afspraken in stand gehouden en kunnen verbeteringen worden doorgevoerd. Contractmanagement is een essentieel onderdeel van een professionele inkooporganisatie en draagt bij aan de recht- en doelmatigheid. De vakliteratuur leert ons dat elk jaar besparingen van zo’n 1% - 3% op de inkoop mogelijk zijn door succesvolle invoering van contractmanagement.

Belangrijkste stappen

1. Creëer bewustwording en draagvlak;

2. Voer spend analyse uit en stel aanbestedingskalender op;

3. Bepaal en prioriteer doelstellingen;

4. Gebruik systeem verwerking gegevens;

5. Bepaal en prioriteer:
Contractmonitor (worden afspraken nagekomen?);
Leveranciersmonitor (waar kunnen we verbeteren?);
Klantenmonitor (waar kunnen we verbeteren?).

6. Bepaal en prioriteer risico- en actieplan;

7. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;

8. Bepaal rapportagetool;

9. Bepaal en prioriteer verbeteringen en continue evaluaties.