Raamovereenkomst of toch niet?

Wat is een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst bestaat uit gemaakte afspraken tussen een aanbestedende dienst en één of meerdere marktpartijen om gedurende een te bepalen looptijd, tegen vooraf overeengekomen voorwaarden en tarieven, bepaalde producten en diensten te leveren.

In de Aanbestedingswet wordt een raamovereenkomst als volgt gedefinieerd: ‘Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen overheidsopdrachten of speciale sectoropdrachten vast te leggen.'Maar wat maakt dan dat een overeenkomst een raamovereenkomst is?

De essentie van de raamovereenkomst is gelegen in de nadere opdrachtverlening. Een raamovereenkomst is in tegenstelling tot een overheidsopdracht niet gericht op directe opdrachtverstrekking voor de levering van een product of dienst, maar gericht op het vastleggen van voorwaarden voor mogelijk, toekomstig te verstrekken overheidsopdrachten. Een (Europese) aanbesteding voor de totstandkoming van een raamovereenkomst verschilt daarom ook wezenlijk van het aanbesteden van een overheidsopdracht. De wetgever heeft hiervoor specifieke spelregels opgenomen in de Aanbestedingswet.

Wat is het nut van een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst biedt voordelen wanneer u vaker zaken doet met eenzelfde leverancier. Binnen onderwijsstichtingen sluiten individuele locaties veelal soortgelijke overeenkomsten met één of enkele leveranciers. Weliswaar op verschillende momenten, maar gelijk in behoefte en aard van het product. Een raamovereenkomst biedt dan uitkomst, omdat binnen een raamovereenkomst alle locaties op basis van uniforme en gunstige voorwaarden binnen een beheersbaar contracteringsproces, snelle afnames kunnen realiseren. Daarnaast leidt bundeling van producten en diensten tot een betere onderhandelingspositie en daardoor voor gunstigere voorwaarden en tarieven.

Vormen van raamovereenkomsten
Raamovereenkomsten kunnen worden gesloten met één of met meerdere marktpartijen. Dit is een essentieel verschil waarvoor in de Aanbestedingswet belangrijke bepalingen zijn opgenomen.

Raamovereenkomst met één marktpartij
Bij een raamovereenkomst met één marktpartij zijn alle voorwaarden voor gunning van de overheidsopdrachten opgenomen in de raamovereenkomst_[1]. Deze overheidsopdrachten kunnen worden vergeven door de gecontracteerde marktpartij schriftelijk te raadplegen en verzoeken zijn inschrijving in te vullen (aanbieding doen)_[2].

Raamovereenkomst met meerdere marktpartijen
Bij een raamovereenkomst met meerdere marktpartijen zijn alle voorwaarden voor gunning van de overheidsopdrachten opgenomen in de raamovereenkomst_[3]. De wijze waarop de gunning van overheidsopdrachten plaatsvindt, kan conform Aanbestedingswet respectievelijk plaatsvinden op drie manieren:

• Volgens de voorwaarden van de raamovereenkomst, zonder dat de overheidsopdracht opnieuw voor mededinging wordt opengesteld, indien de raamovereenkomst alle voorwaarden bevat met betrekking tot de uitvoering van de betrokken werken, leveringen of diensten alsmede de objectieve voorwaarden ter bepaling van de marktpartijen die deze als partij bij de raamovereenkomst zullen uitvoeren, welke objectieve voorwaarden zijn vermeld in de aanbestedingsstukken voor de raamovereenkomst;
• Deels zonder dat de overheidsopdracht opnieuw voor mededinging wordt opengesteld en deels met een nieuwe aankondiging voor de marktpartijen die partij zijn bij de raamovereenkomst, indien de raamovereenkomst alle voorwaarden bevat met betrekking tot de uitvoering van de betrokken werken, leveringen of diensten en de aanbestedende dienst deze mogelijkheid in de aanbestedingsstukken voor de raamovereenkomst heeft vermeld;
• Door de overheidsopdracht opnieuw voor mededinging open te stellen voor de marktpartijen die partij zijn bij de raamovereenkomst, indien de raamovereenkomst niet alle voorwaarden bevat met betrekking tot de uitvoering van de werken, leveringen of diensten.

Tips en aanbevelingen
Wanneer uw organisatie overweegt een raamovereenkomst aan te gaan is het van belang goed te kijken of de aard en afname daarvoor geschikt is. Een raamovereenkomst is namelijk een middel en geen doel op zich. Schenk aandacht aan de volgende punten:

• Bedenk voor gunning van overheidsopdrachten een transparante en objectieve wijze;
• Zorg er tijdens de aanbesteding voor dat alle financiële aspecten voor zover redelijk en mogelijk afgeprijsd zijn door de aangesloten marktpartijen voor een raamovereenkomst;
• De looptijd van een raamovereenkomst mag niet langer zijn dan vier jaar_[4], tenzij deugdelijk gemotiveerd;
• Benoem realistische afnamehoeveelheden, een raamovereenkomst betekent namelijk geen ongelimiteerde afname van producten en diensten_[5]’;
• Probeer verschillen in expiratiedata van de gegunde overheidsopdrachten zoveel mogelijk te voorkomen;
• Afbakening producten en diensten met mogelijkheid voor uitbreiding;
• Neem in ieder geval de volgende onderwerpen op in een raamovereenkomst met de daartoe behorende documentatie:
  • Looptijd;
  • Rangorde bepaling documentatie;
  • Prijsafspraken;
  • Leveringsvoorwaarden en toepassing;
  • Wijze van gunning overheidsopdrachten onder de raamovereenkomst.

_{[1] Artikel 2.142 lid 1 Aanbestedingswet
[2] Artikel 2.142 lid 2 Aanbestedingswet
[3] Artikel 2.142 lid 1 Aanbestedingswet
[4] Artikel 2.140 Aanbestedingswet
[5] ECLI:NL: GHDHA: 2013:5247 rechtsoverweging. 4.6}