Strategische en manipulatieve inschrijvingen

Strategische inschrijving
Een strategische inschrijving, waarmee wordt bedoeld dat een ondernemer zijn bieding op zodanige wijze inricht dat hij daarmee het maximale aantal punten scoort, is in beginsel toegestaan. De ondernemer met de hoogste score heeft de economisch meest voordelige inschrijving ingediend, en zal derhalve de aanbesteding gegund krijgen. De ondernemer mag zelf beslissen hoe hij kosten toerekent aan zijn leveringen of diensten. Dat een inschrijving afwijkt van andere inschrijvingen, betekent in beginsel nog niet dat deze onrealistisch is. Als in de ‘Uitnodiging tot inschrijving’ omschreven staat dat strategisch inschrijven niet is toegestaan, kan de ondernemer worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Een strategische inschrijving is evenmin toelaatbaar wanneer deze de toepassing van de beoordelingssystematiek onmogelijk maakt, omdat er een rekenkundige onmogelijkheid bestaat zoals bijvoorbeeld delen door nul. De inschrijving wordt dan bestempeld als manipulatief of irreëel.

Manipulatieve inschrijving
Een inschrijving is manipulatief als de geoffreerde prijs in grote mate afwijkt van de inschrijvingen van andere ondernemers. Bijvoorbeeld een inschrijving voor het meerjarig onderhoud van gebouwen, voor een bedrag van € 100,- euro.  In dat geval bent u als aanbestedende dienst gerechtigd om deze offerte naast u neer te leggen. Voorwaarde is wel dat u de ondernemer de gelegenheid geeft om zijn geoffreerde prijs toe te lichten. De aanbestedende dienst heeft de taak om de geoffreerde prijs te vergelijken met andere inschrijvers; als de geoffreerde prijs in grote mate afwijkt van de door andere ondernemers ingediende prijzen is uitsluiting gerechtvaardigd. Een manipulatieve inschrijving is een inschrijving met het doel om de mededinging te beperken, en is in tegenstelling tot strategisch inschrijven nooit toegestaan. Een manipulatieve inschrijving kan er bijvoorbeeld op zijn gericht om de beoordelingssystematiek ten eigen bate te verstoren. Bij het opstellen van de Uitnodiging tot inschrijving, en om een goed vergelijk mogelijk te maken, gaat aanbestedende dienst er van uit dat er door ondernemers realistische prijzen worden aangeboden. In een uitspraak van de voorzieningenrechter te Breda[1] is bepaald dat het voor iedere normaal oplettende inschrijver duidelijk dient te zijn dat de systematiek van de aanbesteding met zich meebrengt dat ‘selectie van de laagste prijs’ het beoogde doel van de aanbestedingsprocedure is, en dat per onderdeel een realistisch tarief dient te worden geoffreerd door ondernemer. De rechtbank was van oordeel dat de wijze van inschrijven door het hanteren van zeer lage tarieven bij een hoge wegingsfactor, en zeer hoge tarieven bij een lage wegingsfactor, de grenzen van een geoorloofde strategische inschrijving overschrijdt en derhalve manipulatief is. De rechtbank heeft deze inschrijving dan ook ongeldig verklaard.

Ondervangen van manipulatieve of strategische inschrijvingen
Indien u wilt voorkomen dat er strategische inschrijvingen worden ingediend, kunt u het beste een aantal bepalingen in de uitnodiging tot inschrijving opnemen waardoor de geboden ruimte bij de beoordelingssystematiek wordt geminimaliseerd:

• Het is raadzaam om vóór publicatie van de aanbesteding de beoordelingssystematiek door te rekenen. Op die manier kunt u ondervangen dat de beoordelingssystematiek gemanipuleerd wordt.
• Er dienen marktconforme c.q.  reële prijzen te worden uitgevraagd, zodat een eerlijke vergelijking kan plaatsvinden.
• U kunt aantasting van de beoordelingssystematiek voorkomen door uit te sluiten dat er met 0-prijzen wordt ingeschreven. Het prijzenblad kunt u zodanig indelen dat een € 0,00 prijs automatisch zal worden afgerond naar € 0,01. Met € 0,01 is immers wel te rekenen. Als een ondernemer dan strategisch inschrijft is dit in strijd met de beoordelingscriteria en kan de inschrijving terzijde worden gelegd.
• In uw uitnodiging tot inschrijving kunt u een verbod opnemen ten aanzien van strategische inschrijvingen.

Samengevat
Met de uitspraak van verschillende voorzieningenrechters lijkt de bewegingsvrijheid van ondernemers om optimaal gebruik te maken van de door de aanbestedende dienst gehanteerde beoordelingssystematiek om de maximale score op het gunningscriterium te behalen te zijn beperkt. Ondernemers moeten dan ook goed opletten bij het opstellen van hun (strategische) inschrijving. Aanbestedende diensten, zoals onderwijsinstellingen, mogen onrealistische inschrijvingen uitsluiten van de aanbestedingsprocedure. Uitgangspunt blijft dat de economisch meest voordelige inschrijving als winnaar eindigt. Wanneer dit door een manipulatieve inschrijving niet het geval is, is uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure gerechtvaardigd.

[1]  Voorzieningenrechter Rechtbank Breda 6 oktober 2010, LJN: BO0109