De Gelderse Onderwijsgroep Quadraam, het bestuur van 13 scholen voor voortgezet onderwijs in 20 gebouwen in Arnhem en omgeving, heeft spectaculaire besparingen geboekt sinds de inkoopactiviteiten van al deze scholen zijn gebundeld. Het gaat om een miljoenenvoordeel.

Stichting Fluvius, onderwijsorganisatie voor primair onderwijs in Arnhem en omgeving, gaat begin 2012 vanwege een aflopend contract met het toenmalige administratiekantoor op zoek naar een partner om de nieuwe aanbestedingsprocedure te begeleiden. Flinke tekorten op de jaarrekening vereisten daarbij een kritische blik: wat levert het huidige administratiekantoor ons, kunnen we daar stuurgegevens uit halen, en hebben we de boekhouding eigenlijk wel goed ingericht? 

Sander Beek leidde voor het ministerie van OCW het project Inkoopprofessionalisering Onderwijsinstellingen. Hij zegt: 'Laat niet alleen de laagste prijs de doorslag geven bij het gunnen van een opdracht, maar kijk ook naar de voorwaarden.' En: 'Veel winst is al te behalen met een efficiencyslag binnen de eigen organisatie.’

Ook het primair onderwijs met relatief veel kleine schoolbesturen kan veel geld besparen op de inkopen. Daar is Gertjan van Midden van de PO-Raad van overtuigd. ‘Zoek de samenwerking en ga aanbesteden’, is zijn tip aan het basisonderwijs. Een gezamenlijk inkooptraject, via een aanbestedingsprocedure, levert algauw hoge kortingen op.

Piet van Wijgerden is directeur bedrijfsvoering bij het Rijswijks Lyceum & Van Vredenburch College, onderdeel van Stichting VO Haaglanden (SVOH). Van Wijgerden is verantwoordelijk voor o.a huisvesting, het formatieplan, de meerjarenbegroting en het onderwijsondersteunend personeel. Hij werkt sinds 1976 bij het Rijswijks Lyceum, is bezig aan zijn 38e jaar en zal medio 2014 met vervroegd pensioen de school verlaten.

Siebrand Konst is algemeen directeur bij Stichting Flore, een stichting die basisonderwijs in Heerhugowaard en omgeving verzorgt voor 7.600 leerlingen. Dit doen zij met ruim 700 medewerkers verdeeld over 30 scholen en een servicekantoor. De algemene directie bestaat uit twee personen; de heer Konst is verantwoordelijk voor Onderwijs en Personeel, collega René Zaal heeft Financiën en Bedrijfsvoering in portefeuille. Samen met Pro Mereor, inkoopkenniscentrum, is een Europese aanbesteding Arbodiensten uitgevoerd.

De Stichting Conexus bestuurt 29 basisscholen in Nijmegen en Heumen. Toine Janssen is lid van het college van bestuur. ‘Door onze omvang boeken wij inmiddels op veel terreinen structureel voordeel op de inkopen’, zegt hij. ‘Maar ook gaat de kwaliteit van diensten vooruit omdat in grote contracten afspraken worden gemaakt over de te leveren prestaties.’

'Helderheid vooraf voorkomt problemen achteraf' Dit is het credo van Hennie de Mik, manager inkoop & support bij het Albeda College in Rotterdam, een ROC met ruim 50 locaties en 22.000 studenten. In een organisatie van die omvang betekent inkopen al gauw aanbesteden. Volgens De Mik is vooral de voorfase belangrijk.

Ook een grote onderwijsinstelling als de Vrije Universiteit Amsterdam voelt de huidige druk op de budgetten. Daarom besteedt inkoopmanager Ferrie van de Putte bij de VU veel aandacht aan de bedrijfsvoering.

Zo’n twee jaar geleden sprak ik Ad Matheeuwsen, clusterdirecteur bij Stichting Delta Onderwijs te Oosterhout, al over een aanbesteding multifunctionals die samen met Pro Mereor was afgerond. Wat zijn de recente ontwikkelingen op het gebied van inkoop en aanbesteden?