Onderwijsinstellingen maken voor bijna alle gegevensstromen gebruik van internet; bijvoorbeeld: gegevens van studenten en cijferlijsten zijn via internet inzichtelijk, maar ook de personeelsadministratie en financiële resultaten worden steeds vaker online bewaard en via e-mail of website gedeeld. Steeds meer wordt het belang van goede beveiliging tegen diefstal en oneigenlijk gebruik duidelijk. Ook de invoering van de wet Algemene verordening Gegevensverwerking vraagt om extra aandacht voor  ict-beveiliging.

Als wij bij binnen ‘aanbestedingsland’ bij onze klanten komen, is de raamovereenkomst meer dan eens een gespreksonderwerp. Soms lijken alle overeenkomsten raamovereenkomsten, maar is dat wel zo? Een raamovereenkomst heeft een aantal specifieke kenmerken die voorwaardelijk zijn aan dit type overeenkomst. Door een raamovereenkomst goed aan te besteden kunnen prachtige resultaten worden behaald. Echter, als de voorwaarden van een raamovereenkomst niet goed worden aanbesteed, kan dit leiden tot een tijdrovende en kostbare klus. Tijd om hier voor eens en altijd afscheid van te nemen.

In het digitale tijdperk zijn gegevens over organisaties, burgers en overheid voor iedereen beschikbaar. Dit geldt ook voor gegevens van uw onderwijsinstelling en uzelf. Dit gebeurt via websites, social media als ook grote databasesystemen. Al jaren bestaat er een discussie over de wijze hoe er moet worden omgegaan met de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de privacy.  Waar op dit moment alle lidstaten binnen de Europese Unie nationale privacywet- en regelgeving hebben, is straks de Algemene Verordening Gegevensbescherming[1] (hierna: AVG) van toepassing als vervanger van onze Wet Bescherming Persoonsgegevens. Wat betekent dat voor uw onderwijsinstelling.

Met algemene inkoopvoorwaarden kunt u risico’s op juridisch en bedrijfsmatig gebied, die voortvloeien uit het sluiten van een overeenkomst, beperken. Door het formuleren van zogenaamde ‘bedingen’ borg je een bepaalde mate van juridische zekerheid. Ook biedt het de mogelijkheid om voor bepaalde bedrijfsmatige onderwerpen vaste regels te hanteren, die verband houden met diverse bedrijfsprocessen.

Als we de wereld van het aanbesteden bondig moeten omschrijven dan is aanbesteden gereguleerde inkoop en het aanbestedingsrecht is formaliteitenrecht. Er bestaat binnen het aanbestedingsrecht maar beperkte manoeuvreerruimte voor aanbestedende diensten indien een ondernemer een gebrekkige inschrijving heeft ingediend of de invulinstructies in de aanbestedingsleidraad, die zijn voorzien van een knock-out karakter, niet heeft opgevolgd. Met enige regelmaat komt het voor dat een ondernemer ongeldig inschrijft op een aanbesteding doordat hij per ongeluk een fout maakt in zijn inschrijving. Dreigt bij een gebrekkige inschrijving van een ondernemer automatische uitsluiting van de inschrijving of dient de aanbestedende dienst een gelegenheid tot herstel te bieden?

Een lastig onderwerp in het aanbestedingsrecht is wanneer een inschrijving c.q. geoffreerde prijs voor de levering van een werk, product of dienst als abnormaal laag kan worden gekwalificeerd. Het woord ‘abnormaal’ betekent dat de prijs (ruim) beneden een zeer scherpe prijs ligt. Het gaat om prijzen die lager zijn dan gewoon laag. Een te lage inschrijving zal in de meeste gevallen snel leiden tot vragen bij de aanbestedende dienst en afgewezen inschrijvers over de realiteit en haalbaarheid van de geoffreerde prijzen en dat een juiste uitvoering van de opdracht niet gewaarborgd kan worden.

Wanneer een afgewezen inschrijver of de aanbestedende dienst volhardt in haar standpunt dat de winnende inschrijver een abnormaal lage inschrijving heeft gedaan, is het vervolgens de vraag welke (on)mogelijkheden voor de aanbestedende dienst aanwezig zijn?

Aanbestedende diensten zijn verplicht om afgewezen inschrijvers in kennis te stellen van de relevante redenen voor de afwijzing en van de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving. Inschrijvers bij een aanbestedingsprocedure proberen regelmatig meer inzicht te krijgen in de prijzen en kwaliteitsonderdelen van concurrenten. Voor afgewezen inschrijvers is het lastig om hun argumenten – bijvoorbeeld omdat de afgewezen inschrijver van oordeel is dat de winnende inschrijving niet deugt - kracht bij te zetten.

De Aanbestedingswet 2012 is aangepast om de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen voor de klassieke overheid, de speciale sectoren en voor het gunnen van concessie te implementeren. Eén van de grotere wijzigingen in de nieuwe Aanbestedingswet betreft het opnemen van een nieuwe facultatieve uitsluitingsgrond ‘past performance’ op basis waarvan ondernemers uitgesloten kunnen worden omdat hun prestaties in het verleden ernstig tekortschoten.[1] Aanbestedende diensten kunnen zelf besluiten bij het organiseren van aanbestedingstrajecten of zij deze facultatieve uitsluitingsgrond toepassen.

Anders dan een overheidsaanbesteder zoals de provincie, gemeente, waterschap of een onderwijsinstelling kan een private aanbesteder niet worden gekwalificeerd als een aanbestedende dienst in de zin van de Europese Richtlijnen en de Aanbestedingswet. De werkingssfeer van de Aanbestedingswet is in beginsel beperkt tot aanbestedende diensten.Bij het aangaan van contracten tussen private partijen staat de contractsvrijheid voorop. Private aanbesteders zoals zorginstellingen worden – gelet op de huidige stand van zaken in de jurisprudentie – vooralsnog niet gekwalificeerd als een aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet. Dit geldt eveneens voor algemene ziekenhuizen. Ondanks dat zorginstellingen als private entiteit niet als aanbestedende dienst kunnen worden gekwalificeerd, kunnen zij alsnog gebruik maken van de inkooptechniek aanbesteding. In de aanbestedingspraktijk bestaat er een belangrijk onderscheid tussen het organiseren van een vrijwillige of een private aanbesteding.

Deelnemers aan een aanbestedingsprocedure zijn voor een controle op de juistheid van de uitslag van een georganiseerde aanbestedingsprocedure in bepaalde mate afhankelijk van het samengestelde beoordelingsteam. Het beoordelingsteam heeft als taak de inschrijvingen zorgvuldig te toetsen op de gunningscriteria zoals deze in de aanbestedingsdocumentatie zijn opgenomen.

In de Aanbestedingswet is als hoofdregel vastgelegd dat aanbestedende diensten overheidsopdrachten gunnen op grond van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (hierna: EMVI) en dat in afwijking daarvan gunning op grond van de laagste prijs, gemotiveerd dient te worden. In de aanbestedingspraktijk zien wij met enige regelmaat dat aanbestedende diensten het EMVI-criterium zodanig gebruiken dat kwaliteit nauwelijks een rol speelt. In dit artikel wordt aandacht besteed aan het oneigenlijk gebruik van het EMVI-criterium en de motiveringsplicht bij gunnen op de laagste prijs.

Onderwijsinstellingen krijgen regelmatig te maken met overheidsopdrachten voor diensten, zoals de inhuur van tijdelijk onderwijspersoneel.